Kompleksowe szkolenie dla osób odpowiedzialnych za organizację pracy, kadry i płace oraz prawidłowe rozliczanie czasu pracy pracowników samorządowych

Czas pracy w jednostkach samorządu terytorialnego to obszar, w którym nawet pozornie niewielki błąd organizacyjny może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno dla pracodawcy, jak i osoby odpowiedzialnej za organizację pracy.

Nieprawidłowo ustalony harmonogram, naruszenie doby pracowniczej, brak odpowiedniego odpoczynku, niewłaściwe rozliczenie pracy w dniu wolnym, błędne ustalenie godzin nadliczbowych czy nieprawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy mogą stać się przedmiotem kontroli i prowadzić do konieczności dokonania korekt, wypłaty należnych świadczeń, a w określonych sytuacjach również do odpowiedzialności za naruszenie przepisów prawa pracy.

Szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe stosowanie przepisów Kodeksu pracy w odniesieniu do pracowników samorządowych, z uwzględnieniem przepisów ustawy o pracownikach samorządowych oraz specyfiki funkcjonowania urzędów i jednostek organizacyjnych JST.

Szkolenie zostało przygotowane jako praktyczne kompendium wiedzy dotyczącej planowania, organizowania, ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy w jednostkach samorządowych.

Nie będzie to wyłącznie omówienie przepisów.

Najważniejszym elementem szkolenia będzie odpowiedź na pytania:

Jak prawidłowo zaplanować czas pracy?

Jak rozliczyć godziny nadliczbowe?

Kiedy dochodzi do naruszenia doby pracowniczej?

Jak rekompensować pracę w dni wolne, niedziele i święta?

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?

Jakich błędów powinien unikać pracodawca samorządowy?

I. PODSTAWOWE ZAGADNIENIA DOTYCZĄCE CZASU PRACY

Szkolenie rozpoczniemy od uporządkowania podstawowych pojęć związanych z czasem pracy.

Omówione zostanie pojęcie czasu pracy oraz sytuacje, w których okres niewykonywania pracy jest – na podstawie przepisów – wliczany do czasu pracy.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona pracownikom samorządowym i zasadom stosowania przepisów Kodeksu pracy, w szczególności w kontekście art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych.

Uczestnicy uporządkują również wiedzę dotyczącą:

• doby pracowniczej,
• tygodnia,
• granic doby pracowniczej,
• rozpoczęcia i zakończenia kolejnych dób,
• planowania pracy w kolejnych dniach.

Jednym z najważniejszych zagadnień będzie naruszenie doby pracowniczej.

W praktyce błędne planowanie godzin rozpoczęcia pracy może prowadzić do powstania dodatkowych godzin pracy, a w konsekwencji również obowiązku odpowiedniego ich rozliczenia.

Dlatego podczas szkolenia pokażemy na praktycznych przykładach, kiedy zmiana godziny rozpoczęcia pracy może spowodować naruszenie doby pracowniczej i jakie są tego konsekwencje.

II. ODPOCZYNEK DOBOWY I TYGODNIOWY

Prawo do odpoczynku jest jednym z podstawowych elementów prawidłowej organizacji czasu pracy.

Podczas szkolenia szczegółowo omówione zostaną zasady dotyczące:

• minimalnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego,
• minimalnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego,
• wyjątków od podstawowych zasad,
• sytuacji prowadzących do naruszenia prawa do odpoczynku,
• sposobów rekompensowania naruszonego odpoczynku.

Uczestnicy dowiedzą się, jak analizować harmonogram pracy pod kątem zachowania wymaganych okresów odpoczynku.

Omówione zostaną również praktyczne przypadki, w których pracownik wykonuje pracę:

• wcześniej rano,
• po zakończeniu podstawowego czasu pracy,
• w godzinach nadliczbowych,
• w dniu wolnym,
• w niedzielę lub święto.

Szczególnie istotne będzie ustalenie, czy i w jaki sposób można zrekompensować naruszenie odpoczynku dobowego lub tygodniowego.

III. SYSTEMY I ORGANIZACJA CZASU PRACY W JST

Jednostki samorządu terytorialnego mogą stosować różne rozwiązania dotyczące organizacji czasu pracy.

Dlatego uczestnicy poznają zasady funkcjonowania poszczególnych systemów czasu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem:

• podstawowego systemu czasu pracy,
• równoważnego systemu czasu pracy,
• ruchomego czasu pracy.

Szczegółowo omówiony zostanie ruchomy czas pracy, który może być praktycznym narzędziem dostosowania organizacji pracy do potrzeb urzędu i pracowników.

Uczestnicy poznają:

• odmiany ruchomego czasu pracy,
• sposoby jego wprowadzenia,
• zasady planowania,
• reguły rozliczania,
• najczęstsze problemy praktyczne.

OKRESY ROZLICZENIOWE – JAK JE PRAWIDŁOWO STOSOWAĆ?

Istotnym elementem prawidłowego rozliczania czasu pracy jest właściwe określenie okresu rozliczeniowego.

Podczas szkolenia omówimy:

• zasady ustalania długości okresu rozliczeniowego,
• konsekwencje skrócenia okresu rozliczeniowego,
• skutki jego wydłużenia,
• rozliczenie pracownika przyjętego w trakcie okresu rozliczeniowego,
• rozliczenie pracownika odchodzącego przed zakończeniem okresu rozliczeniowego.

Dzięki temu uczestnicy będą mogli prawidłowo rozliczać czas pracy także w przypadku zmian kadrowych występujących w trakcie okresu rozliczeniowego.

IV. WYMIAR CZASU PRACY I PLANOWANIE CZASU PRACY

Jednym z najczęstszych problemów praktycznych jest prawidłowe ustalenie wymiaru czasu pracy.

Szkolenie obejmie szczegółowe omówienie zasad wynikających z art. 130 Kodeksu pracy, w tym sposobu ustalania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Uczestnicy dowiedzą się:

• jak ustalić nominał czasu pracy,
• jak obliczyć wymiar czasu pracy,
• jak święta wpływają na wymiar,
• jak choroba wpływa na wymiar czasu pracy,
• jak urlop wpływa na rozliczenie,
• jak inne usprawiedliwione nieobecności wpływają na wymiar.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona sytuacjom, w których pracownik w trakcie okresu rozliczeniowego korzysta z różnych rodzajów nieobecności.

Omówimy również wpływ rekompensaty naruszenia odpoczynku dobowego i tygodniowego na rozliczenie czasu pracy.

V. HARMONOGRAMY CZASU PRACY – JAK TWORZYĆ GRAFIKI, KTÓRE NIE NARUSZAJĄ PRZEPISÓW?

Prawidłowo sporządzony harmonogram jest jednym z najważniejszych dokumentów związanych z organizacją czasu pracy.

Podczas szkolenia pokażemy, jak tworzyć harmonogramy w sposób uwzględniający:

• wymiar czasu pracy,
• okres rozliczeniowy,
• dobę pracowniczą,
• odpoczynek dobowy,
• odpoczynek tygodniowy,
• dni wolne,
• niedziele i święta,
• pracę nadliczbową.

Omówione zostaną także dopuszczalne przypadki zmiany ustalonego harmonogramu.

Uczestnicy dowiedzą się również, kiedy można skorzystać z możliwości zwolnienia z obowiązku sporządzania harmonogramu.

Dużą wartością szkolenia będą praktyczne przykłady tworzenia i modyfikowania grafików, pozwalające przełożyć przepisy na codzienną organizację pracy urzędu lub jednostki.

VI. PRACA W GODZINACH NADLICZBOWYCH

Godziny nadliczbowe to jedno z najczęściej problematycznych zagadnień w praktyce JST.

Podczas szkolenia krok po kroku omówimy:

• czym jest praca w godzinach nadliczbowych,
• kiedy można polecić pracę nadliczbową,
• jakie muszą być spełnione przesłanki jej dopuszczalności,
• kto może wydać polecenie pracy nadliczbowej,
• jak dokumentować polecenie,
• jak ustalić liczbę godzin nadliczbowych.

Szczegółowo przeanalizujemy dwa podstawowe rodzaje przekroczeń:

przekroczenie dobowej normy czasu pracy oraz przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Uczestnicy dowiedzą się również, jak prawidłowo rozliczać godziny nadliczbowe poprzez:

• udzielenie czasu wolnego,
• wypłatę wynagrodzenia,
• prawidłowe ustalenie terminu udzielenia czasu wolnego.

VII. SZCZEGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH

Szczególne miejsce w programie zajmie art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych.

Przepis ten ma istotne znaczenie dla praktycznego rozliczania pracy wykonywanej poza normalnymi godzinami pracy.

Podczas szkolenia omówiona zostanie relacja pomiędzy:

• art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych,
• art. 151 Kodeksu pracy,
• zasadami rekompensowania pracy nadliczbowej.

Przeanalizujemy również stanowiska i interpretacje dotyczące relacji art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych do art. 151 § 1¹ Kodeksu pracy.

Celem będzie odpowiedź na pytanie:

Jak prawidłowo rozliczyć dodatkową pracę pracownika samorządowego, aby nie popełnić błędu w zakresie czasu wolnego i wynagrodzenia?

VIII. PRACA W DNI WOLNE, NIEDZIELE I ŚWIĘTA

Praca w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy wymaga prawidłowego zastosowania szczególnych zasad.

Omówimy:

• kiedy można polecić taką pracę,
• jakie warunki muszą zostać spełnione,
• jak należy ją rekompensować,
• jakie stanowisko w tym zakresie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Szczegółowo przeanalizujemy również pracę:

• w niedzielę,
• w święto,
• w dniu harmonogramowo wolnym od pracy.

Uczestnicy dowiedzą się, kiedy praca w niedzielę lub święto jest dopuszczalna oraz jakie zasady rekompensaty należy zastosować.

Ważnym elementem będzie również omówienie zastosowania art. 151¹¹ Kodeksu pracy do pracowników samorządowych.

IX. SZCZEGÓLNE GRUPY PRACOWNIKÓW

Nie wszyscy pracownicy podlegają identycznym zasadom organizacji czasu pracy.

Dlatego szkolenie uwzględnia również szczególne grupy pracowników zatrudnionych w JST.

Kadra zarządzająca i kierownicza

Omówimy zasady stosowania art. 151⁴ Kodeksu pracy w związku z art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych.

Przedstawione zostaną zasady rekompensowania pracy nadliczbowej osób zajmujących stanowiska kierownicze oraz praktyczne problemy związane z rozliczaniem ich czasu pracy.

Kierowcy zatrudnieni w JST

Szczególną uwagę poświęcimy specyfice czasu pracy kierowców oraz zasadom rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych.

Pracownicy niepełnoetatowi

Omówione zostaną zasady:

• planowania czasu pracy niepełnoetatowców,
• ustalania wymiaru czasu pracy,
• rozliczania przekroczeń,
• ustalania harmonogramów,
• prawidłowego prowadzenia ewidencji.

X. EWIDENCJA CZASU PRACY – DOKUMENT, KTÓRY MUSI ODPOWIADAĆ RZECZYWISTOŚCI

Prawidłowa ewidencja czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy.

Nie wystarczy jednak samo jej prowadzenie.

Ewidencja musi prawidłowo odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zatrudnienia i sposób rekompensowania poszczególnych zdarzeń.

Podczas szkolenia omówimy:

• obowiązek prowadzenia ewidencji,
• zakres ewidencjonowanych danych,
• zasady prawidłowego jej prowadzenia,
• przypadki dopuszczalności uproszczonej ewidencji,
• sposób dokumentowania poszczególnych zdarzeń.

XI. EWIDENCJONOWANIE NAJCZĘSTSZYCH ZDARZEŃ

Na praktycznych przykładach pokażemy, jak prawidłowo ewidencjonować:

• godziny nadliczbowe,
• pracę w niedzielę,
• pracę w święto,
• pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• dyżur,
• czas wolny udzielony w zamian za pracę,
• podróż służbową,
• urlop wypoczynkowy,
• nieobecność z powodu choroby.

Szczególną uwagę zwrócimy na prawidłowe odnotowanie sposobu rekompensowania pracy.

Właściwie prowadzona dokumentacja może mieć kluczowe znaczenie podczas kontroli oraz w przypadku sporu dotyczącego prawidłowości rozliczenia czasu pracy.

XII. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY W EWIDENCJI CZASU PRACY

Podczas szkolenia zostaną wskazane błędy, które najczęściej pojawiają się w praktyce JST.

Będziemy analizować m.in.:

• niezgodność harmonogramu z ewidencją,
• brak informacji o godzinach nadliczbowych,
• nieprawidłowe oznaczanie dni wolnych,
• błędne rozliczenie pracy w niedzielę i święta,
• brak informacji o sposobie rekompensaty,
• błędne rozliczenie czasu wolnego,
• niewłaściwe rozliczenie pracowników niepełnoetatowych,
• błędne ustalenie wymiaru czasu pracy.

Celem będzie nie tylko wskazanie błędu, ale również przedstawienie sposobu jego wyeliminowania i prawidłowego rozwiązania problemu.

XIII. STANOWISKA GIP I PRAKTYKA STOSOWANIA PRZEPISÓW

Przepisy dotyczące czasu pracy często wymagają analizy nie tylko samego brzmienia ustawy, ale również praktyki ich stosowania.

Dlatego w programie uwzględnione zostaną stanowiska:

• Państwowej Inspekcji Pracy,
• Komisji Prawnej Głównego Inspektoratu Pracy,
• innych właściwych organów i instytucji.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona zagadnieniom, które w praktyce budzą najwięcej wątpliwości interpretacyjnych.

DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ W SZKOLENIU?

Prawidłowa organizacja czasu pracy to nie tylko kwestia właściwego sporządzenia grafiku.

To cały system obejmujący:

PLANOWANIE → HARMONOGRAM → REALIZACJĘ PRACY → EWIDENCJĘ → REKOMPENSATĘ → ROZLICZENIE.

Błąd na jednym z tych etapów może wpłynąć na kolejne elementy.

Dlatego szkolenie pozwoli spojrzeć na czas pracy kompleksowo – od ustalenia wymiaru, przez planowanie grafiku, aż po końcowe rozliczenie.

Uczestnicy otrzymają praktyczne wskazówki dotyczące:

• organizowania czasu pracy,
• tworzenia harmonogramów,
• rozliczania godzin nadliczbowych,
• przestrzegania odpoczynku,
• pracy w dni wolne,
• pracy w niedziele i święta,
• rozliczania kadry kierowniczej,
• czasu pracy kierowców,
• pracowników niepełnoetatowych,
• prowadzenia ewidencji,
• eliminowania błędów.

SZKOLENIE DLA TYCH, KTÓRZY ODPOWIADAJĄ ZA CZAS PRACY W JST

Program został przygotowany z myślą o:

• pracownikach działów kadr i HR,
• sekretarzach gmin, powiatów i województw,
• kierownikach jednostek organizacyjnych,
• osobach odpowiedzialnych za organizację pracy,
• pracownikach zajmujących się wynagrodzeniami,
• osobach sporządzających harmonogramy i grafiki,
• kierownikach i osobach zarządzających pracownikami,
• pracownikach odpowiedzialnych za ewidencję czasu pracy.

NAJWAŻNIEJSZY CEL – PRAWIDŁOWE ROZLICZENIE CZASU PRACY

Czas pracy pracownika samorządowego powinien być prawidłowo zaplanowany, zgodnie z przepisami zorganizowany, właściwie ewidencjonowany i prawidłowo rozliczony.

Dlatego podczas szkolenia będziemy odpowiadać nie tylko na pytanie:

„CO MÓWIĄ PRZEPISY?”

ale przede wszystkim:

„JAK ZASTOSOWAĆ JE W PRAKTYCE JST?”

Uczestnicy poznają zasady, które pozwolą ograniczyć ryzyko:

• naruszenia norm czasu pracy,
• naruszenia prawa do odpoczynku,
• nieprawidłowego planowania grafików,
• błędnego rozliczania godzin nadliczbowych,
• nieprawidłowej rekompensaty pracy w dni wolne,
• błędów w ewidencji,
• sporów z pracownikami,
• zarzutów podczas kontroli.

CZAS PRACY PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH

Od prawidłowego ustalenia wymiaru czasu pracy, przez tworzenie harmonogramów i rozliczanie nadgodzin, aż po ewidencję, rekompensatę pracy w dniach wolnych i analizę najtrudniejszych przypadków praktycznych.

Praktyczna wiedza. Konkretne rozwiązania. Rzeczywiste problemy JST.

Szkolenie zakończy sesja pytań i odpowiedzi, podczas której uczestnicy będą mogli skonfrontować zdobytą wiedzę z problemami pojawiającymi się w ich codziennej pracy.