Kompleksowe szkolenie dla pracowników JSFP – od ustalenia, czy należy stosować Pzp, przez prawidłowe oszacowanie wartości i przygotowanie dokumentacji, aż po badanie ofert, wybór wykonawcy i unieważnienie postępowania

Prawo zamówień publicznych nie wybacza przypadkowych decyzji. W praktyce wiele problemów nie zaczyna się w momencie otwarcia ofert, lecz znacznie wcześniej – już przy podejmowaniu decyzji, czy dane zamówienie podlega ustawie, jak należy ustalić jego wartość, jak opisać przedmiot zamówienia i jakie wymagania można postawić wykonawcom.

Zmiany w przepisach, nowe rozwiązania dotyczące progów, certyfikacji wykonawców, dokumentowania postępowania oraz zwiększające się wymagania dotyczące przejrzystości i konkurencyjności powodują, że osoby odpowiedzialne za zamówienia publiczne w jednostkach samorządu terytorialnego powinny na bieżąco weryfikować stosowane procedury i wzory dokumentów.

Dlatego przygotowaliśmy praktyczne szkolenie poświęcone zamówieniom publicznym, którego celem jest uporządkowanie całego procesu – od pierwszej decyzji o zastosowaniu Pzp aż do wyboru najkorzystniejszej oferty.

To szkolenie nie jest wyłącznie przeglądem przepisów. Jego najważniejszym elementem będzie praktyczne pokazanie, jak prawidłowo przygotować i przeprowadzić postępowanie oraz jak unikać błędów, które mogą zostać zakwestionowane przez kontrolę, wykonawcę lub organ odwoławczy.

KIEDY STOSUJEMY PZP? – PIERWSZA I NAJWAŻNIEJSZA DECYZJA

Każde postępowanie rozpoczyna się od fundamentalnego pytania: czy w ogóle należy stosować Prawo zamówień publicznych?

Właściwe określenie zakresu stosowania ustawy ma ogromne znaczenie. Błąd na tym etapie może bowiem spowodować, że całe późniejsze działania zamawiającego zostaną przeprowadzone według niewłaściwych zasad.

Podczas szkolenia szczegółowo omówiony zostanie nowy próg 170 000 zł, a także konsekwencje zmian dla zamawiających. Wyjaśnimy również, jak należy podejść do problematyki tzw. zamówień bagatelnych i co oznacza odejście od dotychczasowych przyzwyczajeń.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona progrom unijnym w samorządzie, zamówieniom wyłączonym spod stosowania Pzp oraz sytuacjom, w których zamawiający musi prawidłowo rozpoznać podstawę prawną odstąpienia od stosowania ustawy.

Nie zabraknie również odpowiedzi na niezwykle praktyczne pytanie:

Kto w urzędzie odpowiada za prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia i jakie konsekwencje może ponieść zamawiający za naruszenie przepisów?

WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA – JAK POLICZYĆ, ŻEBY DECYZJA BYŁA DO OBRONY?

Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia jest jednym z najważniejszych obowiązków zamawiającego. Jednocześnie jest to obszar, w którym bardzo często pojawiają się błędy.

Nie wystarczy znać wartość planowanej faktury. Trzeba prawidłowo określić zakres zamówienia, uwzględnić wszystkie jego elementy i odpowiedzieć na pytanie, czy zamówienia powinny być traktowane jako jedno zamówienie.

Podczas szkolenia wyjaśnimy, jak prawidłowo przeprowadzić szacowanie wartości zamówienia i jak udokumentować przyjęte założenia, aby w przypadku kontroli możliwe było wykazanie, że decyzja zamawiającego była racjonalna i zgodna z przepisami.

Omówimy m.in.:

• test tożsamości zamówień,
• zamówienia powtarzalne i sukcesywne,
• zakaz dzielenia zamówienia,
• relacje pomiędzy urzędem a jednostkami organizacyjnymi,
• sytuacje, w których występuje kilka źródeł finansowania,
• sposób dokumentowania procesu szacowania,
• najczęściej kwestionowane przez kontrolę sposoby ustalania wartości.

Szczególnie ważne będzie praktyczne rozróżnienie pomiędzy dopuszczalnym podziałem zamówienia a niedozwolonym podziałem mającym na celu uniknięcie stosowania Pzp.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – PRECYZYJNIE, ALE BEZ OGRANICZANIA KONKURENCJI

Dobry opis przedmiotu zamówienia powinien być jednocześnie jednoznaczny, wyczerpujący, możliwy do zweryfikowania i niedyskryminujący wykonawców.

To właśnie opis przedmiotu zamówienia w wielu przypadkach przesądza o tym, czy postępowanie będzie rzeczywiście konkurencyjne.

Podczas szkolenia pokażemy, jak prawidłowo stosować parametry techniczne, normy, wymagania funkcjonalne oraz inne sposoby opisywania przedmiotu zamówienia.

Omówiona zostanie również problematyka wskazywania znaków towarowych, producentów, technologii i konkretnych rozwiązań oraz zasady stosowania zapisów dotyczących rozwiązań równoważnych.

Szczególne znaczenie będzie miała dostępność oraz właściwe formułowanie wymagań wobec przedmiotu zamówienia.

Uczestnicy poznają również zasady dotyczące przedmiotowych środków dowodowych oraz zobaczą przykłady opisów prawidłowych i wadliwych.

Dzięki temu łatwiej będzie odpowiedzieć na pytanie:

Czy wymaganie, które zamawiający uważa za uzasadnione, rzeczywiście jest niezbędne i proporcjonalne, czy może niepotrzebnie ogranicza konkurencję?

WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCÓW – CO WOLNO, A CZEGO NIE WOLNO ŻĄDAĆ?

Kolejnym etapem jest określenie wymagań, które musi spełnić wykonawca.

Zamawiający powinien mieć możliwość zweryfikowania, czy wykonawca posiada odpowiednią zdolność do realizacji zamówienia, ale jednocześnie wymagania nie mogą być nadmierne ani nieproporcjonalne.

Podczas szkolenia omówimy zasady określania warunków udziału w postępowaniu dotyczących m.in. zdolności technicznej, zawodowej i finansowej.

Szczególną uwagę poświęcimy nowym poziomom zdolności, podmiotowym środkom dowodowym oraz zasadom wykluczenia wykonawcy.

Uczestnicy uporządkują wiedzę dotyczącą:

• przesłanek obligatoryjnych i fakultatywnych wykluczenia,
• dokumentów potwierdzających spełnianie warunków,
• samooczyszczenia wykonawcy,
• proporcjonalności wymagań,
• sytuacji, w których zamawiający żąda dokumentów, których nie powinien wymagać.

CERTYFIKACJA WYKONAWCÓW – NOWE ROZWIĄZANIE, KTÓRE ZMIENIA PRAKTYKĘ

Certyfikacja wykonawców będzie jednym z ważniejszych nowych zagadnień wymagających poznania przez osoby zajmujące się zamówieniami publicznymi.

Podczas szkolenia wyjaśnimy, czym jest certyfikat wykonawcy, jakie informacje może potwierdzać i jakie znaczenie będzie miał w toku postępowania.

Omówimy również, jakie dokumenty może zastępować certyfikat, czego zamawiający nie powinien już żądać od wykonawcy, a także jak korzystać z bazy certyfikatów.

Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których certyfikat został podważony, zawieszony albo utracił swoją aktualność.

Przedstawione zostaną również rekomendacje dotyczące aktualizacji SWZ, formularzy ofertowych oraz innych dokumentów wykorzystywanych w postępowaniu.

KRYTERIA OCENY OFERT – JAK WYBRAĆ NAJLEPSZĄ OFERTĘ, A NIE TYLKO NAJTAŃSZĄ?

Cena nadal pozostaje jednym z najważniejszych kryteriów oceny ofert, ale dobrze przygotowane postępowanie powinno pozwalać zamawiającemu ocenić również inne elementy istotne z punktu widzenia jakości realizacji zamówienia.

Podczas szkolenia omówimy zasady stosowania kryteriów pozacenowych, w tym jakości, terminu realizacji, doświadczenia oraz innych elementów możliwych do zastosowania w konkretnym postępowaniu.

Kluczowe znaczenie ma jednak nie samo wskazanie kryterium, lecz prawidłowe opisanie sposobu jego oceny i punktacji.

Kryterium powinno być:

• jednoznaczne,
• mierzalne,
• weryfikowalne,
• związane z przedmiotem zamówienia,
• niedyskryminujące,
• możliwe do zastosowania w jednakowy sposób wobec wszystkich wykonawców.

Uczestnicy poznają przykłady kryteriów, które sprawdzają się w praktyce, oraz rozwiązania, które mogą prowadzić do problemów interpretacyjnych lub zarzutów wobec zamawiającego.

TRYB PODSTAWOWY KROK PO KROKU

Tryb podstawowy wymaga prawidłowego zaplanowania całej procedury.

Podczas szkolenia przejdziemy przez kolejne etapy postępowania – od wyboru odpowiedniego wariantu, poprzez przygotowanie i publikację ogłoszenia w BZP, przygotowanie dokumentacji, określenie terminów, prowadzenie komunikacji elektronicznej, aż po odpowiedzi na pytania wykonawców i ewentualne zmiany SWZ.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona konsekwencjom nieprecyzyjnych zapisów dokumentacji.

Niejasne wymaganie może bowiem prowadzić do pytań wykonawców, konieczności modyfikacji dokumentacji, przedłużenia postępowania, sporów, odwołań, a w skrajnych przypadkach – do konieczności unieważnienia postępowania.

POSTĘPOWANIE UNIJNE – CO ZMIENIA SIĘ POWYŻEJ PROGÓW?

Postępowania powyżej progów unijnych wymagają szczególnej staranności i znajomości dodatkowych wymogów.

Omówimy zasady publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, terminy właściwe dla postępowań unijnych oraz zasady przygotowania dokumentacji.

Uczestnicy poznają również nowe podejście do analizy potrzeb i wymagań, a także znaczenie odpowiedniego przygotowania postępowania dla zapewnienia rzeczywistej konkurencyjności.

Nie zabraknie praktycznego omówienia JEDZ – Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia.

Celem będzie wyjaśnienie, jak prawidłowo posługiwać się JEDZ i jak uniknąć typowych błędów związanych z jego weryfikacją.

BADANIE I OCENA OFERT – DECYDUJĄCE ETAPY POSTĘPOWANIA

Po otwarciu ofert rozpoczyna się etap, na którym zamawiający musi wykonać szereg czynności w odpowiedniej kolejności.

Podczas szkolenia uporządkujemy cały proces badania i oceny ofert.

Omówimy zasady dotyczące:

• składania wyjaśnień,
• uzupełniania dokumentów,
• poprawiania omyłek,
• badania rażąco niskiej ceny,
• ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
• odrzucenia oferty,
• wyboru najkorzystniejszej oferty,
• unieważnienia postępowania.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona rażąco niskiej cenie, ponieważ prawidłowe przeprowadzenie procedury wyjaśniającej może mieć kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa decyzji zamawiającego.

Omówione zostaną także sytuacje, w których oferta powinna zostać odrzucona, oraz przypadki, w których zamawiający nie powinien podejmować pochopnej decyzji o jej wyeliminowaniu.

CO NOWEGO W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH?

Ostatnia część szkolenia będzie poświęcona zmianom, które mogą mieć istotne znaczenie dla codziennej praktyki zamawiających.

Omówione zostaną zagadnienia dotyczące wykonawców z państw trzecich, nowych podstaw odrzucenia ofert oraz rozwiązań, które mogą służyć zwiększeniu konkurencyjności postępowań.

Uczestnicy poznają również najczęściej kwestionowane decyzje zamawiających i aktualne kierunki orzecznictwa.

Pozwoli to spojrzeć na przepisy nie tylko z perspektywy „co mówi ustawa?”, ale przede wszystkim:

jak przepis jest interpretowany i stosowany w praktyce?

Na zakończenie przedstawione zostaną rekomendacje dotyczące organizacji przyszłych postępowań, ograniczania ryzyka błędów oraz budowania dokumentacji, która pozwala zamawiającemu skutecznie uzasadnić podejmowane decyzje.

DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ W SZKOLENIU?

Zamówienie publiczne to nie jeden dokument i nie jedna decyzja. To ciąg powiązanych ze sobą czynności, w których błąd popełniony na początku może mieć konsekwencje na kolejnych etapach postępowania.

Nieprawidłowe oszacowanie wartości może prowadzić do zastosowania niewłaściwej procedury. Wadliwy opis przedmiotu zamówienia może ograniczyć konkurencję. Nadmierne warunki udziału mogą zostać zakwestionowane. Nieprecyzyjne kryteria mogą utrudnić ocenę ofert. Błędy podczas badania ofert mogą natomiast podważyć prawidłowość wyboru wykonawcy.

Dlatego szkolenie zostało skonstruowane tak, aby uczestnik mógł przejść przez cały proces zamówienia – od pierwszej decyzji aż do wyboru oferty.

Uczestnicy dowiedzą się m.in.:

• kiedy należy zastosować Pzp,
• jak prawidłowo ustalić wartość zamówienia,
• jak dokumentować proces szacowania,
• jak rozpoznać zamówienia powtarzalne i sukcesywne,
• jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia,
• jak nie ograniczać konkurencji,
• jak konstruować warunki udziału,
• jak korzystać z nowych rozwiązań dotyczących certyfikacji wykonawców,
• jak prawidłowo przygotować kryteria oceny ofert,
• jak przeprowadzić tryb podstawowy,
• jak prowadzić postępowanie unijne,
• jak badać i oceniać oferty,
• kiedy wezwać wykonawcę do wyjaśnień lub uzupełnienia,
• jak prawidłowo badać rażąco niską cenę,
• kiedy odrzucić ofertę,
• kiedy unieważnić postępowanie,
• jak zwiększyć konkurencyjność,
• jak ograniczyć ryzyko zakwestionowania decyzji zamawiającego.

SZKOLENIE DLA TYCH, KTÓRZY CHCĄ WIEDZIEĆ NIE TYLKO „CO MÓWI USTAWA”, ALE PRZEDE WSZYSTKIM „JAK ZROBIĆ TO PRAWIDŁOWO”

Nowoczesne zamówienia publiczne wymagają od zamawiających czegoś więcej niż znajomości pojedynczych przepisów. Potrzebna jest umiejętność łączenia przepisów, dokumentacji, praktyki zamawiającego, zasad konkurencyjności oraz aktualnego orzecznictwa.

To właśnie na tych elementach koncentruje się szkolenie.

Uczestnicy otrzymają uporządkowany obraz całego procesu i praktyczne wskazówki dotyczące sytuacji, które najczęściej pojawiają się w codziennej pracy.

Jeżeli za zamówienia publiczne odpowiadasz w urzędzie, jednostce organizacyjnej lub innej instytucji zobowiązanej do stosowania Pzp – to szkolenie pozwoli Ci uporządkować wiedzę, zweryfikować dotychczasowe procedury i lepiej przygotować się do nowych wymagań.

Od progu 170 000 zł, przez szacowanie wartości i opis przedmiotu zamówienia, wymagania wobec wykonawców, certyfikację, kryteria oceny i tryb podstawowy, aż po postępowania unijne, badanie ofert, rażąco niską cenę, odrzucenie i wybór oferty – wszystko w jednym, praktycznie zorientowanym szkoleniu.

Postaw na prawidłowe decyzje, dobrze przygotowaną dokumentację i procedury, które można obronić podczas kontroli.