Jak prawidłowo organizować zamówienia poniżej progu stosowania Pzp? Nowy próg 170 000 zł, szacowanie wartości, rozeznanie rynku, zapytania ofertowe, umowy, środki unijne i regulamin zamówień – praktyczny przewodnik dla jednostek sektora finansów publicznych

Nie każde zamówienie realizowane przez jednostkę sektora finansów publicznych podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie oznacza to jednak, że zamawiający może w takich przypadkach działać całkowicie dowolnie.

Wręcz przeciwnie – zamówienia realizowane poza ustawą Pzp również wymagają odpowiedniego przygotowania, racjonalnego wydatkowania środków, zachowania przejrzystości, konkurencyjności i właściwego udokumentowania podejmowanych decyzji.

Zmiana progu stosowania Pzp na 170 000 zł sprawia, że problematyka zamówień poza ustawą nabiera jeszcze większego znaczenia. Jednostki będą realizować większą liczbę zakupów w oparciu o własne regulaminy, procedury wewnętrzne i zasady gospodarnego wydatkowania środków.

Jednocześnie należy pamiętać, że „poza Pzp” nie oznacza „bez zasad”.

Jak ustalić wartość zamówienia? Kiedy można dokonać zakupu bezpośredniego? Kiedy warto przeprowadzić rozeznanie rynku? Czy jedna oferta wystarczy? Jak udokumentować wybór wykonawcy? Czy zawsze trzeba publikować zapytanie? Jak skonstruować umowę? Co w przypadku zakupów finansowanych ze środków unijnych? Jak powinien wyglądać regulamin zamówień w jednostce?

Na te i wiele innych pytań odpowiada kompleksowe szkolenie poświęcone zamówieniom realizowanym poza ustawą Prawo zamówień publicznych.

ZAMÓWIENIA POZA USTAWĄ – CZY TO OZNACZA PEŁNĄ DOWOLNOŚĆ?

Pierwszym i najważniejszym zagadnieniem jest prawidłowe rozróżnienie pomiędzy zamówieniem, które znajduje się poniżej progu stosowania Pzp, a zamówieniem, które jest wyłączone z zakresu stosowania ustawy na podstawie konkretnego przepisu.

To nie są pojęcia tożsame.

Podczas szkolenia uporządkujemy te zagadnienia i pokażemy, jakie znaczenie ma właściwe zakwalifikowanie zamówienia już na samym początku procesu zakupowego.

Szczegółowo omówiony zostanie nowy próg 170 000 zł, a także konsekwencje odejścia od dotychczasowego podejścia do tzw. zamówień bagatelnych.

Uczestnicy dowiedzą się, jak zmiana progu wpływa na codzienną organizację zakupów oraz jakie działania powinny podjąć jednostki, aby dostosować swoje procedury wewnętrzne.

Kluczowe będzie również wyjaśnienie zasady, że brak obowiązku stosowania Pzp nie oznacza braku obowiązków po stronie zamawiającego.

Przy wydatkowaniu środków publicznych nadal istotne pozostają m.in. celowość, oszczędność, gospodarność, konkurencyjność, przejrzystość i możliwość wykazania, dlaczego właśnie w taki sposób dokonano zakupu.

W tle pozostają również przepisy Kodeksu cywilnego, które mają znaczenie przede wszystkim przy zawieraniu i wykonywaniu umów z wykonawcami.

Nie zabraknie także odpowiedzi na pytanie:

Za co może odpowiadać pracownik, który przygotowuje lub realizuje zakup poza ustawą Pzp?

WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA – FUNDAMENT BEZPIECZNEJ PROCEDURY

W przypadku zamówień poza Pzp prawidłowe oszacowanie wartości jest szczególnie ważne.

To właśnie na podstawie wartości zamówienia zamawiający może ustalić, czy i jaką procedurę powinien zastosować, czy zamówienie może zostać zrealizowane w trybie zakupu bezpośredniego, czy konieczne będzie przeprowadzenie rozeznania rynku albo zapytania ofertowego.

Nie można jednak ograniczać się do sprawdzenia ceny pojedynczego zakupu.

Podczas szkolenia szczegółowo omówimy test tożsamości zamówienia, czyli praktyczną analizę pozwalającą odpowiedzieć na pytanie, czy kilka pozornie odrębnych zakupów powinno być traktowanych jako jedno zamówienie.

Szczególne znaczenie mają tutaj:

• zakupy powtarzalne,
• zakupy planowane,
• dostawy lub usługi realizowane sukcesywnie,
• zamówienia o podobnym przedmiocie,
• zakupy dokonywane w różnych okresach,
• zakupy realizowane przez różne komórki lub jednostki,
• różne źródła finansowania.

Jednym z najczęstszych problemów jest sztuczne dzielenie zamówienia w celu zastosowania prostszej procedury. Podczas szkolenia pokażemy, jak rozpoznać takie sytuacje oraz jak prawidłowo uzasadnić podział zamówienia, jeżeli jest on rzeczywiście dopuszczalny.

SKĄD BRAĆ CENY I JAK UDOKUMENTOWAĆ SZACOWANIE?

W praktyce pojawia się bardzo ważne pytanie: skąd zamawiający powinien pozyskać informacje o cenach?

Czy wystarczy wcześniejsza faktura? Czy można wykorzystać ceny ze stron internetowych? Czy należy zwrócić się do kilku wykonawców? Jak postępować w przypadku rynku, na którym ceny szybko się zmieniają?

Podczas szkolenia omówione zostaną różne źródła informacji o cenach oraz zasady ich wykorzystania.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona sytuacji, w której ceny szybko rosną lub rynek charakteryzuje się dużą zmiennością. W takich przypadkach szczególnie ważne staje się odpowiednie udokumentowanie momentu i sposobu ustalenia wartości.

Uczestnicy dowiedzą się również, jak przygotować notatkę z szacowania wartości zamówienia, która będzie logiczna, kompletna i możliwa do obrony podczas kontroli.

Dobrze przygotowana dokumentacja powinna odpowiadać nie tylko na pytanie „ile przyjęto?”, ale przede wszystkim:

Dlaczego przyjęto właśnie taką wartość i na jakiej podstawie ją ustalono?

JAK ZORGANIZOWAĆ POSTĘPOWANIE POZA PZP?

Brak obowiązku stosowania procedur określonych w Pzp daje zamawiającemu większą elastyczność. Nie oznacza jednak, że każda jednostka powinna stosować identyczną procedurę do każdego zakupu.

Wręcz przeciwnie – procedura powinna być adekwatna do wartości, rodzaju, przedmiotu i ryzyka związanego z zakupem.

Podczas szkolenia omówimy różne ścieżki zakupowe, w tym:

• zakup bezpośredni,
• rozeznanie rynku,
• zapytanie ofertowe,
• negocjacje,
• przetarg cywilny.

Wyjaśnimy, kiedy zastosowanie prostego zakupu będzie racjonalne, a kiedy ze względu na wartość lub charakter zamówienia bezpieczniej będzie zastosować bardziej konkurencyjną procedurę.

JEDNA OFERTA CZY KILKA?

To jedno z praktycznych pytań, które bardzo często pojawia się przy zamówieniach realizowanych poza Pzp.

Czy zawsze trzeba uzyskać kilka ofert? Czy wystarczy jedna? Co zrobić, gdy tylko jeden wykonawca odpowie na zapytanie? Jak postąpić, gdy rynek jest bardzo ograniczony?

Podczas szkolenia pokażemy, jak odpowiednio skonstruować procedurę, aby liczba wymaganych ofert odpowiadała zasadom przyjętym przez jednostkę i charakterowi konkretnego zakupu.

Omówimy również sytuacje, w których nieuzyskanie zakładanej liczby ofert nie musi oznaczać konieczności rezygnacji z zakupu, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania przeprowadzonej procedury i zastosowania zasad obowiązujących w jednostce.

JAK UPUBLICZNIĆ ZAMÓWIENIE I PRZYGOTOWAĆ ZAPYTANIE, KTÓRE RZECZYWIŚCIE DZIAŁA?

Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe może znacząco zwiększyć konkurencyjność zakupów.

Nie wystarczy jednak napisać: „proszę o przedstawienie ceny”.

Zapytanie powinno w sposób jasny określać m.in. przedmiot zamówienia, wymagania, termin realizacji, sposób składania ofert, kryteria wyboru oraz inne warunki istotne dla wykonawcy.

Podczas szkolenia pokażemy, jak przygotować zapytanie ofertowe, które jest czytelne, porównywalne i nie tworzy niepotrzebnych barier dla potencjalnych wykonawców.

Omówimy również sposoby upubliczniania informacji o zamówieniu i dobór kanału komunikacji do charakteru zakupu.

Szczególne znaczenie będą miały warunki udziału i kryteria oceny.

Nie powinny one eliminować wykonawców bez rzeczywistego uzasadnienia.

OCENA OFERT, WYBÓR WYKONAWCY, ODRZUCENIE I UNIEWAŻNIENIE

Po otrzymaniu ofert rozpoczyna się kolejny etap, który również wymaga odpowiedniej dokumentacji.

Zamawiający powinien wiedzieć, według jakich zasad porównuje oferty i na jakiej podstawie dokonuje wyboru wykonawcy.

Podczas szkolenia omówione zostaną zasady oceny ofert, dokumentowania wyniku postępowania oraz sytuacje, w których możliwe lub konieczne może być odrzucenie oferty albo unieważnienie procedury.

Szczególne znaczenie będzie miała zasada konsekwencji działania.

Jeżeli jednostka określiła konkretne kryteria, terminy czy wymagania, powinna stosować je w sposób równy wobec wszystkich uczestników procedury.

JAWNOŚĆ I DOKUMENTOWANIE – NAJLEPSZA OCHRONA ZAMAWIAJĄCEGO

W zamówieniach poza Pzp dokumentacja ma ogromne znaczenie.

Kontrola nie będzie znała motywów pracownika, jeżeli nie zostały one zapisane w dokumentacji.

Dlatego niezwykle ważne jest, aby z dokumentów wynikało:

co kupowano, dlaczego dokonano zakupu, jak ustalono wartość, jakie zastosowano zasady, jakie oferty uzyskano, dlaczego wybrano danego wykonawcę i na jakiej podstawie zawarto umowę.

Podczas szkolenia pokażemy, jak stworzyć logiczny i kompletny ślad dokumentacyjny, który pozwala odtworzyć cały proces zakupowy.

UMOWA Z WYKONAWCĄ – CO POWINNO SIĘ W NIEJ ZNALEŹĆ?

Wybór wykonawcy nie kończy procesu.

Równie ważne jest prawidłowe przygotowanie umowy.

Podczas szkolenia omówimy, kiedy umowa powinna zostać zawarta na piśmie, jakie elementy powinna zawierać i jak zabezpieczyć interesy jednostki.

Poruszone zostaną kwestie dotyczące:

• przedmiotu umowy,
• wynagrodzenia,
• terminów realizacji,
• zasad odbioru,
• odpowiedzialności wykonawcy,
• kar umownych,
• gwarancji,
• rękojmi,
• zasad rozliczenia,
• warunków zmiany umowy.

Szczególnie istotne będzie rozróżnienie pomiędzy zapisami bezpiecznymi i ryzykownymi.

Dobrze skonstruowana umowa powinna nie tylko określać obowiązki wykonawcy, ale również przewidywać sytuacje problemowe: opóźnienia, nienależyte wykonanie, konieczność zmiany zakresu, problemy z odbiorem czy konieczność naliczenia kar.