Jak prawidłowo wszcząć postępowanie administracyjne? Kogo uznać za stronę? Jak skutecznie doręczyć pismo administracyjne? Co zrobić, gdy strona działa przez pełnomocnika? Jak liczyć terminy i reagować na ryzyko bezczynności lub przewlekłości? Jak prawidłowo udostępniać akta sprawy, przeprowadzać dowody i konstruować decyzję administracyjną?

Postępowanie administracyjne jest jednym z podstawowych instrumentów realizacji zadań administracji publicznej. Codzienna praca urzędów wymaga nie tylko znajomości przepisów materialnych, ale również prawidłowego stosowania Kodeksu postępowania administracyjnego, który określa zasady prowadzenia postępowań, prawa i obowiązki stron oraz sposób działania organów administracji.

W praktyce nawet pozornie niewielki błąd proceduralny może mieć poważne konsekwencje. Nieprawidłowe ustalenie właściwości organu, błędne określenie kręgu stron, wadliwe doręczenie, niewłaściwe obliczenie terminu czy pominięcie uczestnika postępowania mogą wpłynąć na prawidłowość całego postępowania, a w konsekwencji prowadzić do uchylenia lub wzruszenia rozstrzygnięcia, zarzutu bezczynności albo przewlekłości, a także naruszenia praw uczestników postępowania.

Dlatego szkolenie zostało przygotowane jako praktyczny przewodnik po prowadzeniu postępowania administracyjnego – od jego wszczęcia, przez ustalenie stron, doręczenia, postępowanie dowodowe i udostępnianie akt, aż po prawidłowe przygotowanie, uzupełnienie i sprostowanie decyzji.

Szczególny nacisk zostanie położony na najnowsze zmiany legislacyjne, orzecznictwo sądów administracyjnych oraz praktyczne problemy, z którymi pracownicy organów administracji spotykają się w codziennej pracy.

K.P.A. W PRAKTYCE – NIE TYLKO ZNAJOMOŚĆ PRZEPISÓW

Prawidłowe prowadzenie postępowania administracyjnego wymaga umiejętności połączenia przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego z praktyką ich stosowania.

Wiele problemów nie wynika bowiem z braku znajomości konkretnego przepisu, ale z trudności w odpowiedzi na pytanie, jak zastosować go w konkretnej sytuacji.

Czy organ jest właściwy do rozpoznania sprawy? Kto rzeczywiście jest stroną? Czy można doręczyć pismo pełnomocnikowi? Czy określony sposób doręczenia wywoła skutki procesowe? Od kiedy należy liczyć termin? Kiedy można pozostawić podanie bez rozpoznania? Kiedy właściwe jest wydanie postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania? Jak prawidłowo udostępnić akta sprawy, uwzględniając jednocześnie przepisy o ochronie danych osobowych?

To tylko część pytań, które pojawiają się w codziennej praktyce urzędniczej.

Szkolenie pozwoli spojrzeć na procedurę administracyjną z perspektywy osoby prowadzącej konkretną sprawę, wskazując nie tylko obowiązki organu, ale również najczęściej występujące błędy i sposoby ich unikania.

NOWE ZASADY DORĘCZEŃ ELEKTRONICZNYCH – CO ZMIENIA SIĘ W CODZIENNEJ PRACY URZĘDU?

Jednym z najważniejszych obszarów szkolenia będą doręczenia elektroniczne i ich wpływ na prowadzenie postępowań administracyjnych.

Cyfryzacja administracji zmienia sposób komunikacji pomiędzy organami a stronami postępowań. Wprowadzenie nowych zasad doręczeń elektronicznych wymaga od pracowników administracji nie tylko znajomości nowych regulacji, ale również właściwego ich powiązania z przepisami KPA.

Podczas szkolenia zostaną omówione m.in. relacje pomiędzy art. 39, 39¹ i art. 63 KPA a art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych, a także praktyczne zasady doręczania korespondencji w postępowaniach administracyjnych.

Uczestnicy dowiedzą się:

• kiedy pismo administracyjne można uznać za prawidłowo doręczone;
• jakie znaczenie ma forma doręczenia dla skutków procesowych;
• jak doręczać korespondencję pomiędzy organami publicznymi;
• jak prawidłowo doręczać pisma stronie i innym uczestnikom postępowania;
• jakie zasady stosować przy doręczaniu korespondencji elektronicznej;
• jak zmiany w zakresie doręczeń wpływają na terminy procesowe;
• jaką rolę pełni ePUAP w okresie od 1 stycznia 2026 r. do 30 września 2029 r.;
• jak organizacyjnie przygotować urząd do prawidłowego stosowania nowych zasad.

To szczególnie istotne, ponieważ błędne doręczenie może bezpośrednio wpływać na bieg terminów, możliwość wniesienia środka zaskarżenia oraz skuteczność podejmowanych przez organ czynności.

WŁAŚCIWOŚĆ ORGANU – PIERWSZY KROK DO PRAWIDŁOWEGO POSTĘPOWANIA

Jednym z podstawowych obowiązków organu jest ustalenie, czy posiada właściwość do prowadzenia konkretnej sprawy.

Podczas szkolenia zostaną omówione zasady dotyczące właściwości rzeczowej i miejscowej, a także skutki nieprawidłowego ustalenia właściwości dla podejmowanych rozstrzygnięć.

Uczestnicy dowiedzą się również, jak prawidłowo postępować w sytuacji, gdy sprawa powinna zostać przekazana innemu organowi oraz jakie czynności powinny zostać podjęte, aby nie doprowadzić do dalszych błędów proceduralnych.

KTO JEST STRONĄ POSTĘPOWANIA?

Prawidłowe ustalenie kręgu stron ma fundamentalne znaczenie dla całego postępowania.

Błędne pominięcie osoby, która powinna uczestniczyć w postępowaniu, może prowadzić do poważnych konsekwencji dla wydanego rozstrzygnięcia.

Dlatego szkolenie obejmuje praktyczne zagadnienia związane z ustalaniem strony, w tym sytuacje dotyczące:

• strony nieznanej z miejsca pobytu;
• następców prawnych;
• osób działających przez pełnomocnika;
• prawidłowego ustalenia kręgu uczestników postępowania.

PEŁNOMOCNIK STRONY – PRAKTYCZNE PROBLEMY I ORZECZNICTWO

Szczegółowo omówiona zostanie problematyka pełnomocnictwa.

Uczestnicy poznają zasady dotyczące tego, kto może być pełnomocnikiem, w jakiej formie udziela się pełnomocnictwa oraz jak organ powinien postępować wobec pełnomocnika strony.

Omówione zostaną również praktyczne kwestie dotyczące:

• doręczania korespondencji pełnomocnikom;
• pełnomocnictw udzielanych najbliższej rodzinie;
• prawidłowego postępowania organu wobec pełnomocnika;
• opłat skarbowych od pełnomocnictwa;
• problemów interpretacyjnych wynikających z praktyki orzeczniczej.

TERMINY – JEDEN Z NAJWIĘKSZYCH OBSZARÓW RYZYKA

Terminowość prowadzenia postępowań administracyjnych jest jednym z podstawowych obowiązków organu.

Podczas szkolenia uczestnicy uporządkują wiedzę dotyczącą terminów załatwiania spraw administracyjnych, z uwzględnieniem zmian związanych z ustawą o doręczeniach elektronicznych.

Omówione zostaną również zasady zawiadamiania o niezałatwieniu sprawy w terminie oraz praktyczne sposoby postępowania w sytuacjach, w których terminowe zakończenie sprawy nie jest możliwe.

BEZCZYNNOŚĆ I PRZEWLEKŁOŚĆ – JAK OGRANICZYĆ RYZYKO?

Bezczynność i przewlekłość postępowania mogą prowadzić do istotnych konsekwencji dla organu oraz wpływać na sytuację procesową strony.

Dlatego podczas szkolenia szczegółowo omówione zostaną:

• pojęcie bezczynności;
• pojęcie przewlekłości postępowania;
• skutki wystąpienia bezczynności lub przewlekłości;
• zasady załatwiania spraw w terminie;
• instytucja ponaglenia;
• obowiązki organu w przypadku problemów z terminowym zakończeniem postępowania.

Celem jest wskazanie praktycznych sposobów organizacji postępowania, które pozwalają ograniczyć ryzyko zarzutów dotyczących opóźnień i niewłaściwego prowadzenia sprawy.

JAK PRAWIDŁOWO WSZCZĄĆ POSTĘPOWANIE?

Wszczęcie postępowania uruchamia szereg obowiązków po stronie organu.

Uczestnicy poznają zasady dotyczące:

• sposobów wszczęcia postępowania;
• daty i formy wszczęcia;
• pojęcia i wymogów formalnych podania;
• pozostawienia podania bez rozpoznania;
• postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania.

Omówione zostaną również różnice pomiędzy poszczególnymi sposobami zakończenia sprawy na początkowym etapie oraz sytuacje, w których organ powinien podjąć określone czynności procesowe.

PROTOKÓŁ, ADNOTACJA I METRYKA SPRAWY

Prawidłowe dokumentowanie przebiegu postępowania jest równie ważne jak samo podejmowanie czynności.

Podczas szkolenia zostaną omówione zasady dotyczące protokołów, adnotacji oraz metryki sprawy administracyjnej, ze wskazaniem ich znaczenia dowodowego i organizacyjnego.

Uczestnicy dowiedzą się, jak prawidłowo dokumentować czynności podejmowane w toku postępowania i dlaczego właściwe prowadzenie dokumentacji ma znaczenie w przypadku późniejszej kontroli lub postępowania sądowoadministracyjnego.

AKTA SPRAWY, INFORMACJA PUBLICZNA I RODO

Jednym z bardziej złożonych problemów praktycznych jest prawidłowe udostępnianie akt sprawy.

W tym zakresie pojawiają się pytania dotyczące relacji pomiędzy prawem strony do wglądu w akta postępowania a zasadami dostępu do informacji publicznej, a także ochroną danych osobowych.

Szkolenie pozwoli uporządkować te zagadnienia i wskazać, jak postępować z dokumentacją sprawy, aby właściwie pogodzić prawa procesowe uczestników z obowiązkami wynikającymi z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

POSTĘPOWANIE DOWODOWE – JAK PRAWIDŁOWO ZBIERAĆ I OCENIAĆ DOWODY?

Postępowanie dowodowe jest jednym z kluczowych etapów postępowania administracyjnego.

Uczestnicy poznają praktyczne zasady dotyczące dowodów w postępowaniu administracyjnym, ich przeprowadzania oraz znaczenia dla prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy.

Omówione zostaną również zagadnienia związane z poświadczaniem przez pracownika zgodności odpisu dokumentu z oryginałem.

DECYZJA ADMINISTRACYJNA – JAK UNIKNĄĆ BŁĘDÓW?

Kulminacyjnym elementem postępowania jest prawidłowe przygotowanie decyzji administracyjnej.

Podczas szkolenia uczestnicy poznają podstawowe i dodatkowe elementy struktury decyzji, a także praktyczne zasady dotyczące jej uzupełniania, prostowania i wyjaśniania treści.

Omówione zostaną również zagadnienia związane ze zrzeczeniem się przez stronę prawa do odwołania oraz wpływem takiego działania na ostateczność, prawomocność i wykonalność decyzji.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W POSTĘPOWANIU ADMINISTRACYJNYM

Postępowanie administracyjne wiąże się z przetwarzaniem znacznej ilości danych osobowych.

Dlatego szkolenie obejmuje również praktyczne zagadnienia dotyczące ochrony danych osobowych w toku postępowania administracyjnego, z uwzględnieniem decyzji i praktyki organu właściwego do spraw ochrony danych osobowych.

Uczestnicy dowiedzą się, jak właściwie postępować z danymi osobowymi zawartymi w dokumentach, aktach sprawy i korespondencji oraz jak ograniczać ryzyko naruszenia zasad ochrony danych.

NAJWAŻNIEJSZE KORZYŚCI DLA UCZESTNIKÓW

Udział w szkoleniu pozwoli:

• pogłębić i uporządkować wiedzę dotyczącą prawidłowego stosowania KPA;
• uwzględnić w praktyce najnowsze zmiany legislacyjne;
• poznać aktualne kierunki orzecznictwa sądów administracyjnych;
• doskonalić umiejętność prawidłowego prowadzenia postępowań;
• prawidłowo ustalać właściwość organu;
• właściwie identyfikować strony postępowania;
• prawidłowo postępować w przypadku pełnomocnika strony;
• sprawniej stosować zasady dotyczące doręczeń;
• zrozumieć wpływ doręczeń elektronicznych na praktykę urzędu;
• prawidłowo obliczać i monitorować terminy procesowe;
• ograniczyć ryzyko bezczynności i przewlekłości postępowania;
• właściwie stosować instytucję ponaglenia;
• prawidłowo wszczynać postępowania administracyjne;
• właściwie dokumentować czynności procesowe;
• prawidłowo udostępniać akta sprawy;
• rozumieć relację pomiędzy KPA, dostępem do informacji publicznej i RODO;
• poprawnie przeprowadzać postępowanie dowodowe;
• prawidłowo przygotowywać decyzje administracyjne;
• wiedzieć, jak sprostować, uzupełnić lub wyjaśnić decyzję;
• poznać skutki zrzeczenia się prawa do odwołania;
• ograniczyć ryzyko błędów proceduralnych prowadzących do wzruszenia decyzji;
• uzyskać praktyczne wskazówki dotyczące problemów pojawiających się w codziennej pracy urzędu.

DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ?

Prawidłowe postępowanie administracyjne zaczyna się od właściwego ustalenia kompetencji organu i stron, a kończy na prawidłowym rozstrzygnięciu i jego skutecznym doręczeniu. Każdy etap ma znaczenie.

Błąd popełniony na początku postępowania może mieć konsekwencje dopiero na jego końcowym etapie. Nieprawidłowe doręczenie może wpłynąć na bieg terminu. Pominięcie strony może podważyć prawidłowość całego postępowania. Brak reakcji na opóźnienie może prowadzić do zarzutu bezczynności lub przewlekłości. Niewłaściwe udostępnienie dokumentów może natomiast powodować ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Dlatego podczas szkolenia uczestnicy otrzymają kompleksowe spojrzenie na postępowanie administracyjne – od pierwszej czynności organu aż po prawidłowe zakończenie sprawy.

To szkolenie dla osób, które chcą nie tylko znać przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, ale przede wszystkim wiedzieć, jak stosować je w praktyce, jak interpretować je w świetle aktualnego orzecznictwa oraz jak unikać błędów, które mogą mieć realne konsekwencje dla organu i stron postępowania.

K.P.A. W PRAKTYCE – OD WSZCZĘCIA POSTĘPOWANIA DO PRAWIDŁOWEJ DECYZJI

Poznaj najnowsze zmiany, praktykę stosowania KPA, zasady doręczeń elektronicznych, orzecznictwo sądów administracyjnych i najczęstsze problemy proceduralne. Uporządkuj wiedzę i zwiększ bezpieczeństwo prawne prowadzonych postępowań administracyjnych.