Postępowanie administracyjne w ostatnich latach dynamicznie się zmienia. Cyfryzacja urzędów, rozwój systemów elektronicznych oraz nowe przepisy dotyczące doręczeń powodują, że pracownicy administracji muszą na bieżąco aktualizować swoją wiedzę. Szczególnie istotne są zmiany w zakresie doręczeń elektronicznych, które od 2026 roku będą odgrywać kluczową rolę w komunikacji między organem a stroną postępowania.

To szkolenie zostało przygotowane z myślą o osobach, które prowadzą postępowania administracyjne w praktyce i chcą mieć pewność, że ich działania są zgodne z aktualnymi przepisami oraz orzecznictwem sądów administracyjnych.

Podczas szkolenia krok po kroku przeanalizujemy cały proces prowadzenia sprawy – od momentu wpływu wniosku do urzędu, przez postępowanie dowodowe, aż po wydanie decyzji i ewentualne postępowania nadzwyczajne.

Szkolenie ma charakter praktyczny i opiera się na rzeczywistych problemach pojawiających się w pracy urzędów.

Dlaczego warto wziąć udział w szkoleniu

Uczestnicy szkolenia:

✔ poznają praktyczne zasady prowadzenia postępowań administracyjnych
✔ dowiedzą się, jak uniknąć najczęstszych błędów proceduralnych
✔ zrozumieją nowe zasady doręczeń elektronicznych
✔ nauczą się prawidłowo konstruować decyzje administracyjne
✔ poznają tryby nadzwyczajne i ich zastosowanie w praktyce

Szkolenie prowadzone jest w sposób przystępny, z licznymi przykładami z praktyki urzędniczej oraz odniesieniem do aktualnego orzecznictwa.

Program szkolenia

1. Wszczęcie postępowania administracyjnego

Pierwszy etap postępowania często decyduje o prawidłowym przebiegu całej sprawy. W praktyce urzędów pojawia się wiele wątpliwości dotyczących formy wnoszenia podań, podpisów elektronicznych czy braków formalnych.

W tym module uczestnicy dowiedzą się między innymi:

• jakie są dopuszczalne formy wnoszenia podań do organu administracji,
• na czym polega zasada pisemności w postępowaniu administracyjnym,
• kiedy podanie jest skuteczne – podpis własnoręczny, podpis elektroniczny, profil zaufany,
• jak postępować w przypadku braków formalnych,
• jakie skutki procesowe wywołuje wezwanie do uzupełnienia.

Omówimy również praktyczne kwestie związane z komunikacją elektroniczną z urzędem, w tym:

• korzystanie z platformy ePUAP,
• funkcjonowanie systemu doręczeń elektronicznych,
• problem podań przesyłanych zwykłym e-mailem.

Szczególną uwagę poświęcimy także statusowi strony w postępowaniu administracyjnym, zdolności do czynności prawnych, zasadom reprezentacji oraz działaniu przez pełnomocnika.

Uczestnicy poznają także sytuacje, w których organ może odmówić wszczęcia postępowania lub przekazać sprawę organowi właściwemu.

Omówiona zostanie również mediacja administracyjna – narzędzie, które w wielu sprawach może znacząco usprawnić postępowanie.

2. Postępowanie dowodowe w praktyce urzędniczej

Postępowanie dowodowe to jeden z najważniejszych etapów sprawy administracyjnej. To właśnie na jego podstawie organ ustala stan faktyczny i podejmuje rozstrzygnięcie.

W trakcie modułu uczestnicy poznają:

• zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu,
• zasadę prawdy obiektywnej,
• rodzaje dowodów wykorzystywanych w postępowaniu administracyjnym.

Szczegółowo omówimy również:

• ocenę materiału dowodowego,
• zawiadomienie strony o zebraniu materiału dowodowego,
• prawidłowe sporządzanie protokołów i notatek służbowych.

Uczestnicy dowiedzą się także, jakie znaczenie ma orzecznictwo sądów administracyjnych oraz w jakich sytuacjach organ jest związany wykładnią sądu lub organu odwoławczego.

W module pojawi się również zagadnienie mediacji jako elementu postępowania wyjaśniającego.

3. Terminy w postępowaniu administracyjnym

Prawidłowe obliczanie i stosowanie terminów jest jednym z kluczowych obowiązków organu prowadzącego sprawę.

W tym module omówimy:

• zasadę szybkości postępowania,
• różnice między terminami materialnymi i procesowymi,
• sytuacje, w których możliwe jest przywrócenie terminu.

Uczestnicy dowiedzą się również:

• kiedy sprawa powinna być załatwiona niezwłocznie,
• jak prawidłowo sporządzić zawiadomienie o przedłużeniu terminu,
• jak działa instytucja ponaglenia i jakie wywołuje skutki.

4. Dostęp do akt sprawy

Prawo strony do zapoznania się z aktami sprawy jest jednym z podstawowych elementów postępowania administracyjnego.

Podczas tej części szkolenia omówimy:

• zasady udostępniania akt sprawy,
• sytuacje, w których organ może odmówić wglądu,
• sporządzanie kopii i odpisów dokumentów,
• uwierzytelnianie dokumentów.

Wyjaśnimy również, jak wygląda dostęp do akt przez pełnomocnika strony.

5. Wezwania, zawiadomienia i pisma w toku postępowania

Prawidłowe sporządzanie pism urzędowych ma ogromne znaczenie dla ważności czynności procesowych.

W tym module uczestnicy poznają zasady:

• kierowania korespondencji do stron i pełnomocników,
• prawidłowego wskazywania podstawy prawnej wezwań,
• konstruowania pouczeń dla stron.

Omówimy także znaczenie jasnego i zrozumiałego języka w pismach administracyjnych oraz sposoby formułowania zawiadomień o czynnościach w postępowaniu.

6. Decyzja administracyjna – konstrukcja i elementy

Decyzja administracyjna jest najważniejszym aktem kończącym postępowanie.

Podczas szkolenia szczegółowo przeanalizujemy:

• elementy formalne decyzji,
• sposób wskazywania podstawy prawnej,
• prawidłowe sformułowanie rozstrzygnięcia.

Uczestnicy dowiedzą się także:

• jak przygotować uzasadnienie faktyczne i prawne,
• jak prawidłowo określić strony postępowania,
• jakie załączniki mogą być wymagane na podstawie przepisów szczególnych.

7. Doręczenia w postępowaniu administracyjnym – nowe zasady

Doręczenia należą do najbardziej problematycznych obszarów postępowania administracyjnego. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do uchylenia decyzji lub wznowienia postępowania.

Podczas modułu omówimy:

• doręczenia tradycyjne i zastępcze,
• domniemanie doręczenia,
• skutki nieprawidłowego doręczenia.

Szczególną uwagę poświęcimy nowym przepisom dotyczącym doręczeń elektronicznych obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.

Uczestnicy dowiedzą się:

• czym jest adres do doręczeń elektronicznych,
• czym różni się od platformy ePUAP,
• jakie obowiązki mają organ i strona postępowania,
• jak weryfikować potwierdzenia doręczenia.

To jeden z najważniejszych elementów szkolenia, ponieważ zmiany w tym obszarze mają duże znaczenie dla codziennej pracy urzędów.

8. Decyzje ostateczne i prawomocne

Po wydaniu decyzji postępowanie nie zawsze się kończy. Strona może wnieść odwołanie lub skargę do sądu administracyjnego.

W tej części szkolenia omówimy:

• zasadę trwałości decyzji administracyjnych,
• możliwość zaskarżenia decyzji do sądu,
• skutki wyroków sądów administracyjnych.

Uczestnicy dowiedzą się również, kiedy decyzja może zostać zmieniona lub uchylona.

9. Postępowanie odwoławcze

Instytucja odwołania jest jednym z podstawowych mechanizmów kontroli decyzji administracyjnych.

Podczas szkolenia omówimy:

• zasadę dwuinstancyjności,
• autokontrolę organu po zmianach w przepisach,
• przekazywanie odwołania wraz z aktami sprawy.

Uczestnicy poznają także:

• sposoby uzupełniania braków odwołania,
• postępowanie uzupełniające,
• rodzaje rozstrzygnięć organu odwoławczego.

10. Tryby nadzwyczajne w postępowaniu administracyjnym

Tryby nadzwyczajne pozwalają na ingerencję w decyzje, które są już ostateczne. Są one jednak stosowane tylko w określonych sytuacjach i wymagają szczególnej ostrożności.

Podczas modułu omówimy między innymi:

• zmianę lub uchylenie decyzji na podstawie przepisów k.p.a.,
• relację przepisów kodeksu postępowania administracyjnego do ustaw szczególnych,
• wybór właściwego trybu postępowania.

Uczestnicy poznają także szczegółowe zagadnienia dotyczące:

• wznowienia postępowania,
• stwierdzenia nieważności decyzji,
• wygaśnięcia decyzji,
• zmiany decyzji na podstawie art. 155 k.p.a.

Wyjaśnimy również kwestie właściwości organów oraz prawidłowego formułowania rozstrzygnięć.

11. Sesja pytań i odpowiedzi

Na zakończenie szkolenia uczestnicy będą mogli:

• omówić problemy pojawiające się w codziennej pracy urzędu,
• skonsultować konkretne przypadki,
• uzyskać praktyczne wskazówki dotyczące prowadzenia postępowań.

Dla kogo jest to szkolenie

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do:

• pracowników administracji publicznej
• pracowników urzędów gmin i miast
• pracowników starostw i urzędów wojewódzkich
• osób prowadzących postępowania administracyjne
• pracowników jednostek organizacyjnych sektora publicznego
• osób odpowiedzialnych za wydawanie decyzji administracyjnych

Korzyści z udziału

Po szkoleniu uczestnicy:

✔ będą pewniej prowadzić postępowania administracyjne
✔ poznają aktualne przepisy i praktykę ich stosowania
✔ nauczą się unikać błędów proceduralnych
✔ zrozumieją nowe zasady doręczeń elektronicznych
✔ uporządkują wiedzę dotyczącą trybów nadzwyczajnych