ZAMÓWIENIA PODPROGOWE (PONIŻEJ 170 000 ZŁ) ORAZ ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI W 2026 R. – CRU, PRAKTYKA, ORGANIZACJA I NOWE OBOWIĄZKI JEDNOSTEK SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

Jak prawidłowo udzielać zamówień podprogowych, uniknąć naruszenia dyscypliny finansów publicznych i skutecznie przygotować jednostkę do nowych obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów?

Zamówienia o wartości poniżej ustawowego progu stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych stanowią zdecydowaną większość zakupów realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych. Pomimo uproszczonych procedur, postępowania podprogowe wymagają zachowania zasad przejrzystości, równego traktowania wykonawców oraz właściwego dokumentowania podejmowanych czynności.

Dodatkowym wyzwaniem dla zamawiających są nowe obowiązki związane z funkcjonowaniem Centralnego Rejestru Umów, konieczność właściwego planowania zakupów, prawidłowego szacowania wartości zamówień oraz zapewnienia zgodności działań z przepisami o finansach publicznych.

Zapraszamy na praktyczne szkolenie, podczas którego uczestnicy poznają aktualne regulacje prawne obowiązujące w 2026 roku, najczęściej popełniane błędy oraz sprawdzone rozwiązania organizacyjne pozwalające bezpiecznie i efektywnie prowadzić postępowania podprogowe.

Dlaczego warto wziąć udział?

Choć zamówienia podprogowe nie podlegają pełnemu reżimowi ustawy Prawo zamówień publicznych, nie oznacza to dowolności w ich realizacji. Nieprawidłowe oszacowanie wartości zamówienia, niewłaściwe dokumentowanie postępowania czy błędy przy wyborze wykonawcy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Podczas szkolenia uczestnicy uzyskają odpowiedzi na najważniejsze pytania:

• jakie przepisy należy stosować przy zamówieniach poniżej progu ustawowego,
• kiedy zamówienia należy sumować, a kiedy mogą być traktowane odrębnie,
• co zrobić w sytuacji, gdy złożone oferty przekraczają próg 170 000 zł,
• jak prawidłowo przygotować i przeprowadzić procedurę podprogową,
• jakie dokumenty należy sporządzić i przechowywać,
• jak przygotować jednostkę do realizacji obowiązków wynikających z Centralnego Rejestru Umów,
• kiedy można skorzystać z trybu zamówienia z wolnej ręki i jak bezpiecznie udokumentować jego zastosowanie.

Aktualne regulacje prawne i praktyka stosowania przepisów w 2026 roku

Szkolenie rozpocznie się od omówienia aktualnych ram prawnych dotyczących zamówień podprogowych. Uczestnicy poznają znaczenie obowiązujących progów ustawowych oraz zasady stosowania przepisów przy udzielaniu zamówień o niższej wartości.

Szczególna uwaga zostanie poświęcona:

• zasadzie uczciwej konkurencji,
• zasadzie równego traktowania wykonawców,
• zasadzie przejrzystości postępowań,
• podstawowym definicjom i pojęciom stosowanym w praktyce zamówień publicznych,
• wyłączeniom ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ich praktycznym konsekwencjom.

Uczestnicy dowiedzą się, w jakich sytuacjach brak stosowania ustawy Pzp nie zwalnia zamawiającego z obowiązku zachowania standardów właściwych dla gospodarowania środkami publicznymi.

Prawidłowe szacowanie wartości zamówienia – klucz do bezpiecznego postępowania

Jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów pozostaje ustalanie wartości zamówienia. W trakcie szkolenia omówione zostaną zasady szacowania wartości zamówienia z należytą starannością, a także praktyczne problemy związane z planowaniem zakupów.

Eksperci wyjaśnią między innymi:

• kiedy należy sumować podobne zamówienia,
• jak rozpoznać niedopuszczalny podział zamówienia,
• jak dokumentować proces szacowania wartości,
• jakie rozwiązania organizacyjne warto wdrożyć w jednostce,
• jak prowadzić rejestry zamówień oraz planować zakupy w skali całego roku budżetowego.

Szkolenie obejmuje również praktyczne ćwiczenia dotyczące szacowania wartości dostaw, usług oraz robót budowlanych na konkretnych przykładach.

Organizacja procedur podprogowych w jednostce

Sprawnie funkcjonujący system zamówień wymaga odpowiednich procedur wewnętrznych i jasnego podziału kompetencji.

Podczas zajęć uczestnicy poznają:

✔ zasady tworzenia regulaminów udzielania zamówień podprogowych,

✔ przykładowe modele organizacyjne stosowane w jednostkach sektora finansów publicznych,

✔ sposoby różnicowania procedur w zależności od wartości i przedmiotu zamówienia,

✔ zasady powoływania komisji oraz składania oświadczeń o bezstronności,

✔ praktyczne aspekty komunikacji elektronicznej z wykonawcami.

Omówione zostaną także nowe obowiązki organizacyjne wynikające z funkcjonowania Centralnego Rejestru Umów oraz sposoby ich wdrożenia w codziennej praktyce jednostki.

Przygotowanie i prowadzenie postępowania krok po kroku

Szkolenie ma charakter warsztatowy i koncentruje się na praktycznych aspektach przygotowania postępowań podprogowych.

Uczestnicy dowiedzą się, jak:

• prawidłowo opisać przedmiot zamówienia,
• sformułować warunki udziału w postępowaniu,
• określić kryteria oceny ofert,
• przygotować zapytanie ofertowe lub ogłoszenie,
• prowadzić korespondencję z wykonawcami,
• udzielać wyjaśnień oraz modyfikować dokumentację postępowania.

W trakcie zajęć uczestnicy samodzielnie przygotują przykładowe dokumenty stosowane w postępowaniach dotyczących dostaw, usług i robót budowlanych.

Ocena ofert i wybór wykonawcy – najczęstsze problemy praktyczne

Weryfikacja ofert złożonych przez wykonawców często rodzi wiele wątpliwości interpretacyjnych.

Podczas szkolenia omówione zostaną zagadnienia dotyczące:

• badania i oceny ofert,
• weryfikacji oświadczeń wykonawców,
• dokumentowania czynności podejmowanych przez zamawiającego,
• stosowania dobrych praktyk znanych z postępowań prowadzonych na podstawie ustawy Pzp.

Eksperci przedstawią praktyczne rozwiązania dotyczące takich problemów jak:

• rażąco niska cena,
• czyn nieuczciwej konkurencji,
• omyłki w ofertach,
• wezwania do wyjaśnień i uzupełnień dokumentów,
• przesłanki odrzucenia ofert,
• unieważnienie postępowania.

Ćwiczenia praktyczne pozwolą uczestnikom przeanalizować rzeczywiste dokumenty i przećwiczyć proces oceny ofert.

Umowa, realizacja zamówienia i Centralny Rejestr Umów

Zawarcie umowy nie kończy obowiązków zamawiającego. Prawidłowa realizacja zamówienia, monitorowanie wykonania umowy oraz właściwe dokumentowanie zmian mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa jednostki.

W ramach szkolenia omówione zostaną:

• wymagania formalne dotyczące umów zawieranych z wykonawcami,
• dopuszczalne zmiany postanowień umownych,
• zasady dokumentowania realizacji zamówienia,
• najczęstsze błędy występujące podczas wykonywania umów.

Szczególne miejsce w programie zajmuje Centralny Rejestr Umów jednostek sektora finansów publicznych. Uczestnicy poznają zasady identyfikacji umów podlegających wpisowi, terminy publikacji danych, obowiązki aktualizacyjne oraz najczęściej występujące problemy interpretacyjne.

Sprawozdawczość i odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Prawidłowe sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień stanowi jeden z podstawowych obowiązków zamawiającego. Podczas szkolenia omówione zostaną:

• zasady sporządzania sprawozdań,
• najczęściej popełniane błędy,
• korekta nieprawidłowych danych,
• sposoby weryfikacji kompletności informacji.

Uczestnicy poznają również konsekwencje naruszenia przepisów oraz zasady odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w obszarze zamówień podprogowych.

Dla kogo przeznaczone jest szkolenie?

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do:

• kierowników jednostek sektora finansów publicznych,
• pracowników zajmujących się zamówieniami publicznymi,
• członków komisji przetargowych,
• skarbników i głównych księgowych,
• pracowników działów finansowych i administracyjnych,
• osób odpowiedzialnych za planowanie zakupów,
• pracowników komórek merytorycznych realizujących zamówienia,
• radców prawnych i osób nadzorujących prawidłowość procedur.

Zdobądź praktyczną wiedzę, uporządkuj procedury obowiązujące w swojej jednostce i przygotuj organizację na wyzwania związane z zamówieniami podprogowymi oraz Centralnym Rejestrem Umów w 2026 roku.