Czy Twój obiekt powinien posiadać cyfrową książkę obiektu budowlanego? Kiedy należy przejść z papierowej KOB na c-KOB? Kto może dokonywać wpisów i za co odpowiada właściciel lub zarządca? Jak prawidłowo rejestrować kontrole, przeglądy, naprawy, ekspertyzy i roboty budowlane? Jak zarządzać dostępem użytkowników i uniknąć błędów skutkujących odpowiedzialnością lub sankcjami?
Cyfrowa książka obiektu budowlanego to jeden z najważniejszych elementów cyfryzacji procesu zarządzania i utrzymania obiektów budowlanych. Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji oznacza dla właścicieli i zarządców nie tylko odejście od tradycyjnej papierowej formy, lecz przede wszystkim konieczność prawidłowego organizowania obiegu informacji, dokumentów, kontroli, przeglądów i czynności związanych z utrzymaniem obiektu.
c-KOB pozwala gromadzić w jednym systemie informacje dotyczące historii obiektu, jego stanu technicznego, przeprowadzanych kontroli, robót budowlanych, ekspertyz, opinii, napraw, konserwacji, urządzeń przeciwpożarowych oraz istotnych dokumentów urzędowych.
Jednocześnie cyfryzacja KOB oznacza pojawienie się nowych pytań praktycznych:
Kto powinien założyć c-KOB? Kto może być interesariuszem? Kto dokonuje poszczególnych wpisów? W jakim terminie należy je wprowadzić? Jak poprawić błędny wpis? Jak nadać i odebrać dostęp wykonawcy kontroli? Co dzieje się z dokumentacją przy zmianie właściciela lub zarządcy? Jak prawidłowo zamknąć starą książkę papierową i przejść na system cyfrowy?
Szkolenie zostało przygotowane jako praktyczne kompendium wiedzy o cyfrowej książce obiektu budowlanego, łączące analizę przepisów z pokazaniem zasad funkcjonowania systemu i praktyczną demonstracją jego obsługi.
c-KOB – OD PAPIEROWEJ DOKUMENTACJI DO CYFROWEGO SYSTEMU
Wprowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego zmienia sposób, w jaki właściciele i zarządcy powinni organizować dokumentację dotyczącą obiektu.
Dotychczasowa papierowa książka była fizycznym dokumentem, w którym rejestrowano najważniejsze informacje związane z użytkowaniem i stanem technicznym budynku.
W systemie cyfrowym informacje są gromadzone elektronicznie, przypisywane do konkretnych użytkowników, dokumentowane w określonych polach i tablicach oraz powiązane z uprawnieniami poszczególnych osób.
Dlatego prawidłowe wdrożenie c-KOB wymaga nie tylko wiedzy o przepisach, ale także zrozumienia:
- kto odpowiada za prowadzenie książki;
- jakie informacje muszą zostać wprowadzone;
- kto może dokonywać wpisów;
- jakie są terminy wpisów;
- jak zarządzać dostępem;
- jak postępować przy zmianie właściciela lub zarządcy;
- jak archiwizować dokumentację;
- jak poprawiać błędne dane;
- jak korzystać z raportów i logów systemowych.
KIEDY NALEŻY PRZEJŚĆ NA c-KOB?
Jednym z najważniejszych zagadnień szkolenia będą przepisy przejściowe oraz harmonogram wdrażania cyfrowej książki obiektu budowlanego.
Właściciele i zarządcy muszą wiedzieć, kiedy dopuszczalne jest jeszcze prowadzenie tradycyjnej książki, kiedy można rozpocząć prowadzenie c-KOB oraz jaki jest ostateczny termin przejścia na rozwiązanie cyfrowe.
Podczas szkolenia uporządkowane zostaną informacje dotyczące:
- momentu wejścia w życie obowiązków;
- przepisów przejściowych;
- możliwości rozpoczęcia prowadzenia c-KOB;
- zasad zamykania dotychczasowej książki;
- przechodzenia z papierowej KOB na system cyfrowy;
- obowiązków właścicieli i zarządców;
- terminów, których należy przestrzegać.
Uczestnicy otrzymają praktyczny schemat postępowania, który pozwoli właściwie przygotować organizację do przejścia na cyfrową formę prowadzenia dokumentacji.
KTÓRE OBIEKTY MUSZĄ POSIADAĆ KSIĄŻKĘ OBIEKTU BUDOWLANEGO?
Nie każdy obiekt budowlany jest objęty obowiązkiem prowadzenia KOB.
Dlatego przed założeniem książki należy prawidłowo ustalić, czy dany obiekt podlega obowiązkowi jej prowadzenia oraz czy nie zachodzi przypadek ustawowego wyłączenia.
Podczas szkolenia omówione zostaną:
- zakres obowiązku prowadzenia KOB;
- kategorie obiektów objętych obowiązkiem;
- przypadki wyłączenia;
- sytuacje wymagające szczególnej analizy;
- obowiązki właścicieli i zarządców.
Pozwoli to ograniczyć ryzyko prowadzenia dokumentacji w niewłaściwej formie lub pominięcia obowiązku dotyczącego konkretnego obiektu.
INTERESARIUSZE c-KOB – KTO MOŻE DOKONYWAĆ WPISÓW?
Jedną z najważniejszych zmian związanych z cyfrową książką jest funkcjonowanie systemu interesariuszy, czyli osób i podmiotów uczestniczących w prowadzeniu dokumentacji obiektu.
W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego zarządzania dostępem do książki.
Podczas szkolenia uczestnicy poznają:
- pojęcie interesariusza;
- procedurę uzyskania statusu interesariusza;
- zasady zakładania konta;
- podmioty uprawnione do założenia c-KOB;
- osoby dokonujące wpisów;
- zasady nadzoru nad prawidłowym prowadzeniem książki;
- liczbę interesariuszy;
- możliwość łączenia poszczególnych ról;
- zasady nadawania i odbierania uprawnień.
To szczególnie ważne w przypadku obiektów, przy których współpracuje wiele osób – np. właściciel, zarządca, administrator, osoba wykonująca kontrolę, osoba wykonująca przegląd czy podmiot realizujący określone prace.
CO NALEŻY WPISAĆ DO c-KOB?
Prawidłowe prowadzenie cyfrowej książki nie sprowadza się do jednorazowego założenia konta i wpisania podstawowych danych obiektu.
c-KOB powinna być systematycznie aktualizowana o informacje dotyczące istotnych czynności związanych z utrzymaniem i użytkowaniem obiektu.
Podczas szkolenia omówione zostaną zasady rejestracji m.in.:
- okresowych kontroli stanu technicznego elementów budowlanych;
- kontroli instalacji gazowych;
- kontroli przewodów kominowych;
- kontroli instalacji elektrycznych;
- kontroli instalacji piorunochronnych;
- ekspertyz i opinii technicznych;
- przeglądów urządzeń przeciwpożarowych;
- konserwacji urządzeń przeciwpożarowych;
- napraw;
- robót budowlanych;
- innych prac wykonywanych na obiekcie;
- katastrof budowlanych;
- dokumentów urzędowych dotyczących obiektu.
Uczestnicy dowiedzą się również kto odpowiada za dokonanie poszczególnych wpisów i w jakim terminie powinny one zostać wprowadzone.
TERMINY WPISÓW – KIEDY NALEŻY WPROWADZIĆ INFORMACJĘ?
W cyfrowym systemie szczególnego znaczenia nabierają terminy dokonywania wpisów.
Opóźnienie może prowadzić do niezgodności dokumentacji ze stanem faktycznym, a w określonych przypadkach może mieć również konsekwencje prawne.
Podczas szkolenia zostaną omówione obowiązki czasowe poszczególnych interesariuszy oraz praktyczne zasady organizowania pracy tak, aby informacje dotyczące kontroli, przeglądów, robót i innych czynności były wprowadzane prawidłowo i terminowo.
BŁĘDNY WPIS – CO ZROBIĆ?
W przypadku dokumentacji technicznej mogą pojawić się pomyłki, niepełne informacje lub konieczność aktualizacji danych.
Dlatego istotnym elementem szkolenia będzie korygowanie danych w c-KOB.
Uczestnicy dowiedzą się:
- kiedy można poprawić dane;
- jak prawidłowo dokonywać korekt;
- jak postępować z błędnymi wpisami;
- jakie znaczenie ma historia dokonanych zmian;
- jak ograniczyć ryzyko nieprawidłowego usunięcia informacji.
To ważny element praktycznej obsługi systemu, ponieważ cyfrowa dokumentacja wymaga szczególnej dbałości o rzetelność, kompletność i możliwość odtworzenia historii informacji dotyczących obiektu.
ZARZĄDZANIE DOSTĘPEM – KTO MOŻE WEJŚĆ DO c-KOB?
Jednym z najbardziej praktycznych elementów szkolenia będzie zarządzanie użytkownikami systemu.
Właściciel lub zarządca może współpracować z wieloma osobami i podmiotami, którym należy nadać odpowiednie uprawnienia.
Podczas szkolenia zostanie pokazane, jak:
- dodawać użytkowników;
- przydzielać uprawnienia;
- odbierać dostęp;
- nadawać dostęp czasowy;
- przekazywać dostęp;
- postępować przy zmianie zarządcy;
- rezygnować z funkcji interesariusza.
Szczególne znaczenie ma tutaj sytuacja, w której wykonawca kontroli lub przeglądu otrzymuje dostęp do konkretnego obiektu, a po zakończeniu czynności jego uprawnienia powinny zostać odpowiednio zmienione lub odebrane.
ZMIANA WŁAŚCICIELA LUB ZARZĄDCY – CO Z DOSTĘPEM DO c-KOB?
W praktyce zarządzania nieruchomościami może dojść do zmiany właściciela, zarządcy lub podmiotu odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji.
Powstaje wtedy pytanie:
Co dzieje się z cyfrową książką obiektu? Kto przejmuje dostęp? Jak przekazać dokumentację? Jakie czynności powinien wykonać dotychczasowy zarządca, a jakie nowy?
Te kwestie zostaną omówione w sposób praktyczny, ze szczególnym uwzględnieniem ciągłości dokumentacji i prawidłowego przekazania dostępu.
ZAMKNIĘCIE STAREJ KOB I PRZEJŚCIE NA c-KOB – KROK PO KROKU
Jednym z najbardziej praktycznych elementów szkolenia będzie pokazanie procedury przejścia z tradycyjnej książki obiektu budowlanego na rozwiązanie cyfrowe.
Uczestnicy poznają kolejność czynności związanych z:
- analizą obowiązku prowadzenia KOB;
- przygotowaniem dokumentacji;
- zamknięciem dotychczasowej książki;
- utworzeniem cyfrowej książki;
- uzupełnieniem danych obiektu;
- wskazaniem właściciela lub zarządcy;
- nadaniem dostępu interesariuszom;
- wprowadzeniem wymaganych danych;
- rozpoczęciem bieżącego prowadzenia c-KOB.
Dzięki temu uczestnicy otrzymają praktyczny model wdrożenia c-KOB, możliwy do zastosowania w codziennej pracy.
ROZPORZĄDZENIE W SPRAWIE c-KOB – JAK CZYTAĆ STRUKTURĘ SYSTEMU?
Samo poznanie podstaw prawnych nie wystarczy, aby sprawnie korzystać z systemu.
Dlatego szkolenie obejmuje również szczegółowe omówienie struktury i zawartości cyfrowej książki obiektu budowlanego.
Uczestnicy poznają poszczególne tablice c-KOB oraz dowiedzą się:
- jakie informacje znajdują się w poszczególnych częściach;
- kto odpowiada za ich uzupełnianie;
- jakie dokumenty można dołączać;
- jak wprowadzać poprawki;
- jak archiwizować dokumentację;
- jak uzyskiwać dostęp do załączników.
Pozwoli to lepiej zrozumieć logikę działania systemu i ograniczyć błędy wynikające z niewłaściwego przypisania informacji.
NAJWAŻNIEJSZY ELEMENT SZKOLENIA – PRAKTYCZNA DEMONSTRACJA SYSTEMU
Szkolenie nie ogranicza się do wykładu dotyczącego przepisów.
Kluczowym elementem jest praktyczna obsługa systemu c-KOB w formule online – demo krok po kroku.
Uczestnicy zobaczą, jak wygląda rzeczywista praca w systemie.
Podczas ćwiczeń zostaną pokazane m.in.:
- rejestracja użytkownika;
- logowanie;
- konfiguracja systemu powiadomień;
- profil użytkownika;
- ustawienia i uprawnienia;
- zakładanie cyfrowej książki obiektu;
- uzupełnianie danych obiektu;
- dokonywanie wpisów w poszczególnych tablicach;
- dodawanie interesariuszy;
- odbieranie dostępu;
- nadawanie dostępu czasowego;
- uzupełnianie danych właściciela lub zarządcy;
- archiwizacja dokumentacji;
- przekazywanie dostępu;
- rezygnacja z funkcji interesariusza.
To właśnie praktyczna część pozwala uczestnikom nie tylko wiedzieć, co należy zrobić, ale również zobaczyć, jak wykonać konkretne czynności w systemie.
c-KOB W PRAKTYCE – OD LOGOWANIA DO GOTOWEJ DOKUMENTACJI
Podczas demonstracji uczestnicy przejdą przez kolejne etapy pracy z cyfrową książką obiektu.
Pokazane zostanie, jak od podstaw przygotować książkę, wprowadzić dane, zorganizować dostęp użytkowników i rozpocząć rejestrowanie informacji dotyczących obiektu.
Omówione zostanie także:
- wyszukiwanie danych;
- przeglądanie książki;
- filtrowanie informacji;
- analiza danych;
- przeglądanie rejestrów;
- generowanie raportów;
- logi systemowe;
- znaczenie historii zmian.
Pozwala to spojrzeć na c-KOB nie tylko jako na obowiązek formalny, ale również jako narzędzie wspierające zarządzanie informacją o obiekcie budowlanym.
ZAŁĄCZNIKI, RAPORTY I WYDRUKI
Cyfrowa forma dokumentacji nie oznacza, że dokumenty przestają mieć znaczenie poza systemem.
Podczas szkolenia omówione zostaną zasady:
- dodawania załączników;
- archiwizacji dokumentów;
- dostępu do dokumentacji;
- generowania plików PDF;
- przygotowywania wydruków papierowych;
- tworzenia raportów;
- korzystania z logów systemowych.
Uczestnicy poznają również praktyczne możliwości wykorzystania systemu do wyszukiwania i analizy danych dotyczących konkretnego obiektu.
ZAMYKANIE c-KOB – KIEDY I CO TO OZNACZA?
Kolejnym ważnym zagadnieniem będzie zamknięcie cyfrowej książki obiektu budowlanego.
Uczestnicy poznają:
- kiedy następuje zamknięcie c-KOB;
- w jakich przypadkach należy je przeprowadzić;
- kto odpowiada za dokonanie czynności;
- jakie są skutki prawne zamknięcia;
- jakie są skutki organizacyjne;
- co dzieje się z dokumentacją zgromadzoną w książce.
Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której zakończenie prowadzenia książki zostanie potraktowane wyłącznie jako czynność techniczna, bez uwzględnienia konsekwencji związanych z dokumentacją obiektu.
APLIKACJA MOBILNA c-KOB – CYFROWA KSIĄŻKA ZAWSZE POD RĘKĄ
System c-KOB to również rozwiązania mobilne.
Podczas szkolenia uczestnicy poznają funkcjonalność aplikacji mobilnej c-KOB, jej możliwości oraz praktyczne zastosowanie podczas pracy ze smartfonem.
To szczególnie istotne dla osób, które wykonują obowiązki związane z zarządzaniem nieruchomościami bezpośrednio w terenie i potrzebują szybkiego dostępu do informacji o obiekcie.
GDZIE SZUKAĆ POMOCY? ŹRÓDŁA WIEDZY I MATERIAŁY DLA UŻYTKOWNIKÓW
Uczestnicy poznają również dostępne w systemie narzędzia wspierające użytkowników.
Omówione zostaną:
- panel informacyjny „Dowiedz się więcej”;
- FAQ;
- najczęściej pojawiające się pytania i problemy;
- instrukcje użytkownika;
- materiały pomocnicze;
- filmy instruktażowe;
- materiały wideo;
- aplikacja mobilna.
Dzięki temu po zakończeniu szkolenia uczestnik będzie wiedział nie tylko, jak korzystać z c-KOB, ale również gdzie szukać informacji w przypadku pojawienia się nowych pytań lub problemów.
OD PRZEPISÓW DO PRAKTYKI – KOMPLEKSOWE PRZYGOTOWANIE DO c-KOB
Szkolenie zostało skonstruowane tak, aby połączyć trzy najważniejsze elementy: przepisy, organizację obowiązków oraz praktyczną obsługę systemu.
Uczestnik najpierw poznaje podstawy prawne i zakres obowiązku prowadzenia KOB, następnie dowiaduje się, jakie dane i dokumenty powinny być rejestrowane, a następnie obserwuje, jak konkretne czynności wykonywane są w systemie.
Takie połączenie pozwala przejść całą ścieżkę:
PRZEPISY → OBOWIĄZEK → ORGANIZACJA → WPIS → DOKUMENT → UPRAWNIENIA → KONTROLA → RAPORT → ARCHIWIZACJA
To praktyczne podejście pozwala lepiej przygotować się do codziennej pracy z cyfrową książką obiektu budowlanego.
NAJWAŻNIEJSZE KORZYŚCI DLA UCZESTNIKÓW
Udział w szkoleniu pozwoli:
- uporządkować wiedzę dotyczącą cyfrowej książki obiektu budowlanego;
- poznać podstawy prawne funkcjonowania c-KOB;
- zrozumieć przepisy przejściowe i harmonogram wdrożenia;
- ustalić, jakie obiekty są objęte obowiązkiem prowadzenia KOB;
- poznać przypadki wyłączenia z obowiązku;
- zrozumieć rolę właściciela i zarządcy;
- poznać zasady funkcjonowania interesariuszy;
- nauczyć się zarządzania dostępem użytkowników;
- poznać zasady dokonywania wpisów;
- ustalić, kto odpowiada za poszczególne informacje;
- poznać terminy dokonywania wpisów;
- nauczyć się poprawiania błędnych danych;
- poznać zasady dodawania i archiwizacji dokumentów;
- uporządkować procedurę przejścia z papierowej KOB na c-KOB;
- poznać strukturę cyfrowej książki;
- zrozumieć zawartość poszczególnych tablic;
- zobaczyć praktyczną obsługę systemu;
- przećwiczyć zakładanie cyfrowej książki obiektu;
- poznać zasady wprowadzania danych;
- nauczyć się dodawania i odbierania dostępu interesariuszom;
- poznać zasady przekazywania dostępu przy zmianie odpowiedzialnego podmiotu;
- dowiedzieć się, kiedy i jak zamykać c-KOB;
- poznać zasady generowania wydruków i plików PDF;
- nauczyć się korzystania z raportów i logów;
- poznać sposoby wyszukiwania i filtrowania danych;
- poznać funkcjonalność aplikacji mobilnej;
- dowiedzieć się, gdzie szukać instrukcji, FAQ i materiałów pomocniczych;
- ograniczyć ryzyko błędów w prowadzeniu cyfrowej dokumentacji;
- lepiej przygotować się do prawidłowej realizacji obowiązków związanych z c-KOB.
c-KOB TO NIE TYLKO CYFRYZACJA – TO NOWY SPOSÓB ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ OBIEKTU
Cyfrowa książka obiektu budowlanego zmienia sposób organizowania informacji o budynku.
Od właściciela i zarządcy wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Konieczne jest określenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji, prawidłowe nadawanie uprawnień, kontrolowanie terminowości wpisów, przechowywanie dokumentacji oraz reagowanie na zmiany dotyczące obiektu.
Dlatego szkolenie nie skupia się wyłącznie na teorii.
Pokazuje, jak działać w praktyce.
Od momentu ustalenia, czy KOB jest wymagana, przez utworzenie cyfrowej książki, uzupełnienie danych, zaproszenie interesariuszy i wprowadzanie informacji, aż po korekty, raporty, archiwizację i zamknięcie książki.
PRZYGOTUJ SIĘ DO PRACY Z c-KOB
Nie czekaj, aż obowiązek prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego stanie się problemem organizacyjnym. Poznaj przepisy, uporządkuj obowiązki i zobacz krok po kroku, jak działa system c-KOB.
Szkolenie łączy wiedzę prawną, praktyczne zasady prowadzenia dokumentacji oraz demonstrację systemu – dzięki czemu uczestnik otrzymuje kompleksowe przygotowanie do codziennej pracy z cyfrową książką obiektu budowlanego.
c-KOB – poznaj przepisy, zrozum obowiązki, zobacz system i naucz się korzystać z niego w praktyce.