Od 1 lipca 2022 r. kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, będący m.in. zamawiającymi, będą zobowiązani do udostępniania informacji o zawartych umowach, których wartość przekracza 500 zł. Informacje te zamieszczane będą w prowadzonym przez Ministra Finansów rejestrze umów, czyli systemie teleinformatycznym w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Nowe przepisy wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2022 r. i w konsekwencji – od tej daty istnieć będzie obowiązek prowadzenia rejestru umów. Co istotne, obowiązkiem rejestracji objęte będą umowy zawarte począwszy od 1 stycznia 2022 r.,
Podmioty tworzące sektor finansów publicznych zostały wymienione w przepisie art. 9 ustawy o finansach publicznych. Sektor finansów publicznych tworzą zatem :
- organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
- jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
- związki metropolitalne;
- jednostki budżetowe;
- samorządowe zakłady budżetowe;
- agencje wykonawcze;
- instytucje gospodarki budżetowej;
- państwowe fundusze celowe;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
- Narodowy Fundusz Zdrowia;
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
- uczelnie publiczne;
- Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
- państwowe i samorządowe instytucje kultury;
- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego;
- Bankowy Fundusz Gwarancyjny.
Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, będzie podlegał grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej. Dodatkowo ustawodawca zastrzegł, że przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy o dostępie do informacji publicznej będzie się stosować odpowiednio.
Dodatkowo w rejestrze umów nie będą mogły być zamieszczane informacje o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
W rejestrze umów zamieszcza się informacje o zawartych umowach w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej , których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.
Do rejestru umów będzie należało wprowadzić następujące dane:
1) numer umowy – o ile taki nadano;
2) datę i miejsce zawarcia umowy;
3) okres obowiązywania umowy;
4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
5) określenie przedmiotu umowy;
6) wartość przedmiotu umowy;
7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Dodatkowo każda jednostka sektora finansów publicznych będzie musiała wprowadzić do rejestru umów informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami informacje w rejestrze umów zamieszczać należy bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8 artykułu 34a ustawy o finansach publicznych.
Zgodnie z przepisem przejściowym zawartym w art. 13 ustawy o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, w rejestrze umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie ustawy – od 1.1.2022 r.