Jak prawidłowo przygotować i przeprowadzić „małe zamówienie”, aby ograniczyć ryzyko błędów, zarzutów kontroli i nieprawidłowego wydatkowania środków publicznych?
Zamówienia wyłączone ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych nie oznaczają zamówień wyłączonych z jakichkolwiek zasad.
To właśnie przy zamówieniach o niższej wartości bardzo często pojawiają się pytania: czy trzeba robić rozeznanie rynku? Ile ofert należy zebrać? Czy zamówienie można udzielić bezpośrednio? Kiedy trzeba opublikować zapytanie? Jak ustalić wartość kilku podobnych zakupów? Czy można podzielić zakup na kilka mniejszych zamówień? Jak udokumentować wybór wykonawcy? Czy konieczne jest zawarcie pisemnej umowy?
W praktyce prawidłowe udzielenie zamówienia „poza Pzp” wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również właściwego zaplanowania zakupu, prawidłowego oszacowania jego wartości, zastosowania odpowiedniej procedury oraz zgromadzenia dokumentacji pozwalającej wykazać, że środki publiczne zostały wydatkowane w sposób prawidłowy, celowy i przejrzysty.
Szkolenie zostało przygotowane z myślą o praktyce osób, które na co dzień odpowiadają za zakupy, zamówienia, przygotowanie zapytań ofertowych, analizę ofert, zawieranie umów oraz kontrolę prawidłowości wydatkowania środków.
DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ W SZKOLENIU?
Zmiana lub aktualizacja progów ustawowych nie powinna być traktowana wyłącznie jako konieczność poprawienia jednej kwoty w regulaminie zamówień.
To dobry moment, aby sprawdzić, czy cały wewnętrzny system udzielania zamówień odpowiada aktualnym przepisom i rzeczywistym potrzebom jednostki.
Podczas szkolenia uczestnicy przeanalizują cały proces – od momentu pojawienia się potrzeby dokonania zakupu, poprzez ustalenie wartości zamówienia i wybór właściwej procedury, aż do wyboru wykonawcy, zawarcia umowy i prawidłowego udokumentowania postępowania.
Szczególny nacisk zostanie położony na sytuacje, które w praktyce powodują najwięcej wątpliwości:
- czy podobne zakupy należy sumować,
- jak rozpoznać, czy kilka zakupów stanowi jedno zamówienie,
- jak przeprowadzić rozeznanie rynku,
- kiedy wystarczy zakup bezpośredni,
- kiedy warto zastosować zapytanie ofertowe,
- jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia,
- jak ustalić wymagania wobec wykonawców,
- jak wybrać ofertę najkorzystniejszą,
- jak dokumentować podjęte decyzje,
- jak przygotować się do kontroli,
- jak skonstruować lub zaktualizować wewnętrzny regulamin udzielania zamówień.
„POZA PZP” NIE OZNACZA „BEZ PROCEDURY”
Jednym z najważniejszych zagadnień szkolenia będzie rozróżnienie pomiędzy brakiem obowiązku stosowania ustawy Pzp a brakiem obowiązku zachowania określonych zasad gospodarowania środkami publicznymi.
W przypadku zamówień wyłączonych spod stosowania Pzp nadal istotne pozostają m.in. zasady związane z gospodarnością, celowością, przejrzystością, konkurencyjnością oraz właściwym dokumentowaniem podejmowanych decyzji.
Uczestnicy dowiedzą się, jak dobrać poziom formalizacji postępowania do wartości, rodzaju i charakteru zamówienia, tak aby procedura nie była nadmiernie skomplikowana, ale jednocześnie zapewniała odpowiedni poziom bezpieczeństwa jednostki.
SZACOWANIE WARTOŚCI – PIERWSZY I JEDEN Z NAJWAŻNIEJSZYCH ETAPÓW
Prawidłowe ustalenie wartości zamówienia jest jednym z kluczowych elementów całego procesu.
Błąd na tym etapie może bowiem spowodować zastosowanie niewłaściwej procedury.
Podczas szkolenia uczestnicy poznają praktyczne zasady ustalania wartości zamówień, w tym m.in.:
- kiedy podobne zakupy należy traktować jako jedno zamówienie,
- jak stosować „test tożsamości”,
- jakie znaczenie mają przedmiot, czas realizacji oraz możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę,
- jak rozpoznawać ryzyko niedopuszczalnego dzielenia zamówienia,
- jak postępować przy różnych źródłach finansowania,
- jakie informacje mogą być wykorzystane do ustalenia wartości,
- jak przeprowadzić rozeznanie cenowe,
- jak dokumentować przyjętą wartość zamówienia.
Szczególna uwaga zostanie poświęcona sytuacjom, w których w ciągu roku jednostka dokonuje wielu zakupów tego samego lub podobnego rodzaju.
Czy każdy zakup można traktować jako odrębne zamówienie? Czy można dokonywać kolejnych zakupów tego samego rodzaju? Kiedy kilka zakupów powinno zostać zagregowanych?
To właśnie tego typu praktyczne pytania będą przedmiotem szkolenia.
JAK WYBRAĆ WŁAŚCIWĄ PROCEDURĘ?
Po ustaleniu wartości zamówienia pojawia się kolejne pytanie: w jaki sposób przeprowadzić zakup?
W praktyce jednostki stosują różne rozwiązania – od prostego zakupu bezpośredniego, przez rozeznanie rynku i zapytania ofertowe, aż po bardziej rozbudowane procedury konkurencyjne.
Podczas szkolenia zostaną omówione różne modele postępowania oraz ich zastosowanie w zależności od rodzaju zamówienia.
Uczestnicy poznają m.in.:
- zakup bezpośredni,
- rozeznanie rynku,
- procedurę ofertową,
- procedurę negocjacyjną,
- postępowanie oparte na zasadach Kodeksu cywilnego,
- procedury mieszane,
- zasady upubliczniania informacji o zamówieniu,
- sposoby komunikowania się z potencjalnymi wykonawcami.
Celem będzie pokazanie, że procedura powinna być dostosowana do charakteru zamówienia, a nie tworzona automatycznie według jednego schematu.
JAK NAPISAĆ DOBRE ZAPYTANIE OFERTOWE?
Prawidłowo przygotowane zapytanie ofertowe powinno umożliwiać wykonawcom przygotowanie porównywalnych ofert, a jednostce – dokonanie obiektywnej oceny.
Dlatego podczas szkolenia szczególną uwagę poświęcimy takim elementom jak:
opis przedmiotu zamówienia, wymagania wobec wykonawców, warunki realizacji, termin wykonania, kryteria oceny ofert oraz sposób składania ofert.
Uczestnicy poznają również najczęstsze błędy w konstruowaniu wymagań, które mogą ograniczać konkurencję albo utrudniać prawidłową ocenę ofert.
OFERTA, OCENA I WYBÓR WYKONAWCY
Zamówienie wyłączone z Pzp nie oznacza dowolności w wyborze wykonawcy.
Jeżeli jednostka zdecydowała się na przeprowadzenie postępowania ofertowego, powinna mieć możliwość wykazania, dlaczego wybrano konkretną ofertę i na jakiej podstawie dokonano jej oceny.
W trakcie szkolenia zostaną omówione m.in.:
- podstawowe zasady składania ofert,
- wymagania dotyczące treści oferty,
- kryteria oceny,
- sposób porównywania ofert,
- dokumentowanie procesu oceny,
- wybór oferty najkorzystniejszej,
- postępowanie w przypadku braku ofert,
- sytuacje, w których oferty nie spełniają określonych wymagań.
UMOWA Z WYKONAWCĄ – CO WARTO WIEDZIEĆ?
Kolejnym etapem jest zawarcie umowy.
Uczestnicy dowiedzą się, kiedy umowa powinna zostać zawarta, jaka forma może być zastosowana oraz jakie postanowienia warto uwzględnić, aby zabezpieczyć interes jednostki.
Omówione zostaną również zagadnienia dotyczące:
- formy zawarcia umowy,
- podstawy prawnej,
- obowiązków wykonawcy,
- terminów realizacji,
- odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia,
- możliwości zmian umowy,
- dokumentowania zmian warunków realizacji.
ZAMÓWIENIA W PROJEKTACH UNIJNYCH – DODATKOWE WYMAGANIA
Osobny blok szkolenia zostanie poświęcony zamówieniom finansowanym ze środków unijnych.
W takich przypadkach samo stwierdzenie, że zamówienie nie podlega Pzp, nie zawsze kończy analizę obowiązujących wymagań.
Uczestnicy poznają zasady związane z procedurami obowiązującymi przy realizacji projektów, w tym przede wszystkim:
- zasady konkurencyjności,
- właściwy sposób komunikacji,
- przygotowanie i publikację zapytania,
- sposób składania ofert,
- badanie i ocenę ofert,
- wybór wykonawcy,
- dokumentowanie przebiegu postępowania,
- przygotowanie protokołu,
- zasady udostępniania dokumentacji.
Szczególny nacisk zostanie położony na ryzyka związane z kontrolą projektu i możliwością zakwestionowania wydatku, jeżeli procedura została przeprowadzona niezgodnie z wymaganiami.
REGULAMIN ZAMÓWIEŃ – CZY PAŃSTWA PROCEDURY NADĄŻAJĄ ZA ZMIANAMI?
Ostatnia część szkolenia będzie poświęcona wewnętrznym procedurom udzielania zamówień.
Zmiana przepisów lub progów wartościowych jest dobrym momentem, aby nie tylko zmienić jedną wartość w regulaminie, lecz także przeanalizować cały sposób organizacji zakupów w jednostce.
Podczas szkolenia uczestnicy zastanowią się m.in.:
- czy obecny regulamin odpowiada aktualnym przepisom,
- czy progi i procedury zostały właściwie określone,
- czy zakres odpowiedzialności pracowników jest jednoznaczny,
- kto powinien przygotowywać, akceptować i zatwierdzać zamówienia,
- czy ścieżka akceptacji jest prawidłowo określona,
- czy regulamin jest spójny z innymi regulacjami wewnętrznymi,
- czy dokumentacja pozwala odtworzyć przebieg procesu zakupowego,
- jakie rozwiązania mogą ograniczyć ryzyko błędów i problemów podczas kontroli.
SZKOLENIE DLA TYCH, KTÓRZY CHCĄ UPORZĄDKOWAĆ SYSTEM „MAŁYCH ZAMÓWIEŃ”
Szkolenie będzie miało przede wszystkim praktyczny charakter.
Nie chodzi wyłącznie o przedstawienie przepisów, ale o pokazanie, jak przełożyć je na codzienną pracę osoby odpowiedzialnej za zamówienia.
Uczestnicy uporządkują cały proces:
potrzeba zakupu → planowanie → szacowanie wartości → wybór procedury → przygotowanie dokumentacji → zapytanie ofertowe → oferty → ocena → wybór wykonawcy → umowa → realizacja → dokumentowanie.
Dzięki temu szkolenie może być również okazją do weryfikacji funkcjonujących w jednostce procedur i regulaminów oraz identyfikacji miejsc, w których występuje największe ryzyko błędu.
NA SZKOLENIU ODPOWIEMY M.IN. NA PYTANIA:
- Czy każde zamówienie poniżej progu Pzp można udzielić bezpośrednio?
- Kiedy podobne zakupy należy zsumować?
- Jak rozpoznać niedopuszczalne dzielenie zamówienia?
- Jak prawidłowo udokumentować rozeznanie rynku?
- Kiedy należy upublicznić zapytanie ofertowe?
- Jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia?
- Jak ustalić kryteria wyboru wykonawcy?
- Czy zawsze trzeba zawierać pisemną umowę?
- Jak dokumentować wybór wykonawcy?
- Jakie dodatkowe wymagania mogą obowiązywać przy projektach unijnych?
- Co powinien zawierać regulamin udzielania zamówień?
- Czy zmiana progu ustawowego jest wystarczającym powodem do aktualizacji regulaminu, czy warto przeanalizować całą procedurę?
KORZYŚĆ DLA UCZESTNIKA
Po szkoleniu uczestnik będzie miał uporządkowaną wiedzę dotyczącą organizacji zamówień wyłączonych ze stosowania Pzp oraz praktycznych zasad postępowania przy ich przygotowaniu i realizacji.
Szczególną wartością szkolenia będzie możliwość spojrzenia na procedurę nie tylko z perspektywy osoby dokonującej zakupu, ale również z perspektywy kontroli, odpowiedzialności, prawidłowości dokumentacji i bezpieczeństwa jednostki.
To szkolenie dla osób, które chcą nie tylko wiedzieć, „czy można”, ale przede wszystkim wiedzieć, „jak zrobić to prawidłowo i jak później wykazać, że postępowanie zostało przeprowadzone właściwie”.
Zapraszamy do udziału w szkoleniu osoby odpowiedzialne za zamówienia publiczne, zakupy, finanse, administrację oraz osoby przygotowujące i aktualizujące wewnętrzne procedury udzielania zamówień.
