Centralny Rejestr Umów w praktyce – kompleksowe szkolenie dla jednostek sektora finansów publicznych

Przygotuj swoją jednostkę do prawidłowego prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i uniknij błędów, które mogą skutkować odpowiedzialnością oraz naruszeniem przepisów.

Obowiązek prowadzenia Centralnego Rejestru Umów stanowi jedno z największych wyzwań organizacyjnych dla jednostek sektora finansów publicznych. Właściwe ustalenie, które umowy podlegają ujawnieniu, prawidłowe określenie ich wartości, terminowe publikowanie danych oraz zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych wymagają nie tylko znajomości regulacji prawnych, ale również wypracowania skutecznych procedur wewnętrznych.

Zapraszamy na specjalistyczne szkolenie, podczas którego uczestnicy zdobędą praktyczną wiedzę niezbędną do prawidłowego wdrożenia i prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w swojej jednostce. Program został opracowany z myślą o potrzebach jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, samorządowych instytucji kultury, centrów usług wspólnych, podmiotów leczniczych oraz innych jednostek realizujących zadania publiczne.

Dlaczego warto wziąć udział?

Podczas szkolenia uczestnicy uzyskają odpowiedzi na najważniejsze pytania pojawiające się w codziennej praktyce, między innymi:

• które podmioty są zobowiązane do prowadzenia Centralnego Rejestru Umów,
• jakie umowy należy ujawniać w rejestrze, a które nie podlegają publikacji,
• jak interpretować pojęcie odpłatności oraz jak traktować umowy nieodpłatne, barterowe czy świadczenia wzajemne,
• czy faktury, rachunki, paragony lub zamówienia składane drogą mailową stanowią podstawę wpisu do CRU,
• jak ustalać wartość umów wieloletnich, zawartych na czas nieokreślony lub bez wskazanej kwoty,
• w jaki sposób prawidłowo opisywać i wprowadzać dane do systemu teleinformatycznego,
• jak organizacyjnie przygotować jednostkę do realizacji nowych obowiązków.

Program oparty na praktyce

Szkolenie koncentruje się na analizie rzeczywistych problemów występujących w jednostkach sektora finansów publicznych. Szczególny nacisk położony zostanie na praktyczne kwalifikowanie umów do CRU oraz analizę najczęściej występujących przypadków.

Uczestnicy przeanalizują m.in. umowy dotyczące:

• usług informatycznych i obsługi systemów IT,
• dostaw energii, materiałów biurowych i wyposażenia,
• szkoleń, usług hotelarskich i transportowych,
• obsługi prawnej, BHP oraz funkcji Inspektora Ochrony Danych,
• publikacji ogłoszeń i działań promocyjnych,
• umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia, o dzieło oraz kontraktów medycznych,
• najmu, dzierżawy, sprzedaży i zakupu nieruchomości,
• projektów finansowanych ze środków unijnych i zewnętrznych,
• dotacji, grantów, ubezpieczeń, PPK, MKZP i ZFŚS.

Każdy omawiany obszar zostanie zilustrowany licznymi przykładami, studiami przypadków oraz odpowiedziami na pytania uczestników.

Krok po kroku przez proces prowadzenia CRU

Podczas zajęć eksperci przedstawią szczegółowe zasady:

✔ identyfikacji umów podlegających wpisowi do rejestru,

✔ ustalania wartości umów,

✔ prawidłowego oznaczania stron umowy,

✔ opisywania przedmiotu umowy,

✔ określania źródeł finansowania,

✔ aktualizacji danych i korygowania błędów,

✔ wyłączania informacji spod zasady jawności,

✔ terminowego publikowania informacji oraz aktualizacji wpisów.

Uczestnicy poznają również praktyczne aspekty funkcjonowania systemu teleinformatycznego CRU, zasady nadawania uprawnień użytkownikom, organizacji pracy w jednostce oraz zabezpieczania danych.

Jak przygotować jednostkę do wdrożenia CRU?

Ważnym elementem szkolenia będzie omówienie działań organizacyjnych niezbędnych do skutecznego wdrożenia rejestru. Uczestnicy dowiedzą się, jak:

• przeprowadzić audyt obowiązujących umów,
• opracować wewnętrzne procedury i regulaminy,
• zorganizować proces gromadzenia danych,
• podzielić kompetencje pomiędzy komórki organizacyjne,
• ograniczyć ryzyko błędów i nieprawidłowości,
• wykorzystać funkcjonujące już rozwiązania informatyczne.

Odpowiedzialność i ochrona danych osobowych

Szkolenie obejmuje również zagadnienia związane z odpowiedzialnością kierowników jednostek oraz pracowników uczestniczących w procesie prowadzenia CRU. Omówione zostaną konsekwencje niewłaściwej realizacji obowiązków, zasady kontroli oraz najnowsze regulacje dotyczące odpowiedzialności.

Istotna część programu poświęcona będzie również relacjom pomiędzy Centralnym Rejestrem Umów a przepisami RODO. Uczestnicy poznają zasady publikacji danych osobowych, anonimizacji dokumentów, ograniczeń wynikających z ochrony prywatności oraz najczęściej występujących problemów praktycznych.

Dla kogo przeznaczone jest szkolenie?

Szkolenie skierowane jest w szczególności do:

• kierowników i dyrektorów jednostek sektora finansów publicznych,
• skarbników, sekretarzy oraz głównych księgowych,
• pracowników działów finansowych i księgowych,
• pracowników zamówień publicznych,
• pracowników komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za zawieranie i realizację umów,
• radców prawnych i pracowników obsługi prawnej,
• osób odpowiedzialnych za prowadzenie rejestrów umów oraz wdrożenie CRU.

Postaw na bezpieczeństwo prawne swojej jednostki i przygotuj się do prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w sposób zgodny z przepisami, efektywny organizacyjnie i oparty na sprawdzonych rozwiązaniach praktycznych.